Vorwort BME

Die Effizienz von Einkaufsabteilungen hat direkten Einfluss auf den Wertschöpfungsbeitrag von Unternehmen. Eine aussagekräftige, weil vergleichbare Messgröße für die Einkaufsperformance ist die erzielte Materialkostensenkung. Top-Unternehmen erreichen durchschnittlich 3 Prozent höhere Kostenreduzierungsergebnisse als der jeweilige Branchendurchschnitt. Würden die 500 größten Unternehmen in Deutschland die Einkaufsleistung der besten 5 erreichen, könnten damit  annähernd € 50 Mrd. jährlich gespart werden.

Im Frühjahr 2005 wurden große und mittelständische Unternehmen der Automobilindustrie, der Metall-, Elektro- und Bauindustrie sowie aus Handel und Dienstleistung in Deutschland befragt. Die vorliegende Benchmarking-Studie, mit deren Organisation und Auswertung seitens des BME die BMEnet GmbH beauftragt wurde, ist eine umfassende Erhebung zur Produktivität im Einkauf. Ziel ist aufzuzeigen, warum die Unternehmen mit den höchsten Materialkostensenkungen besser sind als der jeweilige Industriedurchschnitt.

Die Studie belegt branchenbezogen, welche Potenziale im Einkauf genutzt werden können: durch einkaufstechnische, organisatorische und methodische Maßnahmen, z.B. konsequentes  Key Commodity Management, Eingrenzung des Lieferantenstammes und der aktiven Artikel, Nutzung von eTools oder kennzahlenbezogenes Einkaufscontrolling. Quantitative Kennzahlen etwa die Anzahl der aktiven Lieferanten und Artikel pro € 1Mio. Einkaufsvolumen oder Kosten der Einkaufsfunktionen in Unternehmen, liefern Ihnen weitere Rückschlüsse auf die Effizienz Ihrer eigenen Einkaufsabteilung.

Wir freuen uns, mit der vorliegenden Studie fachliche Hinweise für Ihre interne Evaluierung und  Optimierung Ihres Business vermitteln zu können.

SynerDeal, Dienstleister für Wertschöpfung im Einkauf und eSourcing, und der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) präsentieren auf der „e_procure & supply 2005“ in Nürnberg erstmals die Ergebnisse ihrer gemeinsamen Benchmarking-Studie „Effizienz und Best-Practice im Einkauf“. Im Rahmen der Untersuchung wurde das Management deutscher Unternehmen zu Struktur und Ablauf ihrer Einkaufsprozesse befragt. Die Ergebnisse zeigen, dass sowohl Mittelständler als auch Großunternehmen durch den Einsatz von eTools ihre Materialkosten verstärkt senken können.

SynerDeal und BME befragten im Frühjahr 2005 Geschäftsführer sowie Einkaufs- undFinanzentscheider aus 94 großen und mittelständischen deutschen Unternehmen. Im Fokus standen die Automobilindustrie, die Metall-, Elektro- und Bauindustrie sowie Handel und Dienstleistung. Die Studie ist eine umfassende Erhebung zur Produktivität im Einkauf. Ziel war unter anderem, Einflussfaktoren auf die Effizienz von Einkaufsprozessen zu analysieren.

Mittelstand: Erhebliche Kostenreduktion durch eSourcing

Während knapp die Hälfte der befragten Mittelständler bereits eine eProcurement-Lösung im Einsatz hat, setzen bisher nur 17 Prozent ein eSourcing-Tool ein. Zugleich zeigt die Studie, dass Unternehmen mit eSourcing ihre Materialkosten 2003 nahezu doppelt so stark (92 Prozent) senken konnten wie Unternehmen, die keine solche Lösung nutzen. Noch deutlicher zeigt sich der positive Einfluss der eTools bei Firmen, die eSourcing und eProcurement-Lösungen in Kombination verwenden. Sie konnten ihre Materialkosten um durchschnittlich zehn Prozent reduzieren, während die Kosten bei Unternehmen ohne eTools nur um knapp drei Prozent sanken.

Insgesamt liegen bei den befragten 55 Mittelständlern noch erhebliche Sparpotenziale. Würden sie sämtliche Kostensenkungsmöglichkeiten realisieren, könnten allein diese 55 Unternehmen zusätzlich 177 Mio. Euro Ergebnisbeitrag erwirtschaften.

Faktoren für die Materialkostensenkung im Mittelstand

Innerhalb der Mittelständler zeigen sich erhebliche Unterschiede: Währen die durchschnittliche Materialkostensenkung 2003 im Mittelstand bei rund vier Prozent lag, reduzierten die Top 5 Unternehmen in diesem Bereich diese Kosten um zwölf Prozent. Dieses positive Ergebnis liegt zum einen in der geringeren internen Wertschöpfungstiefe dieser Unternehmen begründet: Sie kaufen bis zu 20 Prozent mehr zu als der Durchschnitt. Weitere positive Einflussfaktoren sind ein deutlich eingegrenzter Lieferantenstamm sowie eine geringere Anzahl aktiver Artikel. Zudem führen die Top 5 Mittelständler weniger, aber größere Ausschreibungen durch. Etwa die Hälfte der mittelständischen Top-Unternehmen sichert zudem ihren Einkauf durch langfristige Verträge ab.

Organisationsstruktur entscheidet über Kostenreduktion

Die überdurchschnittliche Kostenreduktion bei den Top 5 Unternehmen ist zudem auf deren organisatorische Struktur zurückzuführen. Firmen, in denen der Einkauf direkt an das Management berichtet, erzielen einen um fast 14 Prozent höheren Ergebnisbeitrag als der gesamte Mittelstand. Während im Durchschnitt der Mittelständler 60 Prozent der Einkaufs-Entscheider direkt an die Geschäftsführung berichten, tun dies bei den Top 5 rund 80 Prozent. Einer der Schlüsselfaktoren für die Kostenreduktion ist eine konsequente Fokusierung auf das Beschaffungsmanagement in den wichtigen Materialgruppen (Key Commodity Management, KCM). Unternehmen, die KCM implementiert haben, können ihre Materialkosten um 51,1 Prozent stärker senken als der Durchschnitt.

Mittelstand: Handel Vorreiter beim effizienten Einkauf

Die Studie zeigt außerdem deutliche Unterschiede zwischen den einzelnen Branchen bei der Effizienz des Einkaufs: Während Unternehmen im Bereich Handel und Dienstleistungen 2003 ihre Materialkosten um rund 8 Prozent senkten, realisierten Firmen der Automobilbranche eine Kostenreduktion von nur 2 Prozent. Handel und Dienstleistung sind gleichzeitig Vorreiter beim Einsatz von eSourcing - Lösungen. Während in dieser Branche 20 Prozent der Unternehmen solche Tools einsetzen, sind es in der Metall- und Elektroindustrie nur 14 Prozent.

Großunternehmen: Einkaufspotenziale noch nicht ausgeschöpft

2003 senkten die befragten Großunternehmen ihre Materialkosten durchschnittlich um 4 Prozent. Bei den Top-Unternehmen betrug die Kostensenkung 8 Prozent. Auch Großunternehmen nutzen Einsparpotenziale im Einkauf noch nicht ausreichend. Bei einer idealen Ausschöpfung könnten die befragten Unternehmen einen zusätzlichen Ergebnisbeitrag von 5,4 Mrd. Euro erwirtschaften.

eTools setzen sich durch

Großunternehmen setzen eTools stärker ein als der Mittelstand. Beispielsweise haben mehr als 80 Prozent eine eProcurement-Lösung implementiert, rund die Hälfte der Befragten ein eSourcing-Tool (Mittelstand 17 Prozent). Allerdings werden dessen Möglichkeiten nur begrenzt genutzt: Die Unternehmen wickeln z.B. nur 12,3 Prozent des direkten Einkaufsvolumens über das eSourcing-Tool ab. Die Studie zeigt jedoch deutlich die positiven Effekte des Einsatzes von eTools. Unternehmen, die auf eTools setzen, konnten ihre Materialkosten um nahezu 4 Prozent reduzieren. Ohne eSourcing sanken die Materialkosten im Durchschnitt um knapp 3 Prozent.

Straffe Prozesse senken Kosten

Die bei der Kostenreduktion führenden Unternehmen arbeiten mit sechs Lieferanten pro Million Euro Einkaufsvolumen. Im Durchschnitt der Großunternehmen umfasst der Lieferantenstamm zehn Partner. Weitere positive Einflussfaktoren sind – wie schon beim Mittelstand – eine reduzierte Anzahl der aktiven Artikel sowie gebündelte Ausschreibungen. So zeigt sich, dass die führenden Großunternehmen zehn Artikel in eine Ausschreibung integrieren, während es bei den übrigen Großunternehmen sieben Artikel sind. Rund drei Viertel der Großunternehmen setzen auf konsequentes Beschaffungs-Management (KCM). Großunternehmen kaufen rund 15 Prozent ihres Materials in Niedriglohnländern und unterscheiden sich damit erwartungsgemäß vom Mittelstand. Bei Unternehmen, die besonders hohe Materialkostensenkungen erreicht haben, liegt der Beschaffungsanteil in Niedriglohnländern bei mehr als 20 Prozent.

Großunternehmen: Unterschiede zwischen den Branchen

Handels- und Dienstleistungsgroßunternehmen konnten 2003 ihre Materialkosten um 4,5 Prozent reduzieren. Firmen aus der Automobil-, Metall-, Elektro- und Bauindustrie erzielten nur rund drei Prozent. Zudem setzen Handel und Dienstleistung auf gebündelte Ausschreibungen: Die Anzahl der aktiven Artikel pro Ausschreibung liegt dort bei neun, beim verarbeitenden Gewerbe sind es fünf Artikel. Der Lieferantenstamm umfasst in der verarbeitenden Industrie im Durchschnitt 14 Unternehmen pro Mio. Euro Einkaufsvolumen. Die Handels- und Dienstleistungsbranche arbeitet hingegen nur mit acht Lieferanten.

Unternehmen messen die Leistung des Einkaufs, machen jedoch nur unzureichende Nutzung der Kennzahlen für das Management der Einkaufsfunktion

Sowohl im Mittelstand als auch in Großunternehmen sehen die Befragten es als sehr wichtig an, die Leistungen des Einkaufs zu messen. Mehr als drei Viertel der Mittelständler und Großunternehmen haben dazu Lösungen implementiert. Jedoch prüfen Geschäftsführung oder Finanzabteilung bei lediglich 57 Prozent der Unternehmen die dort ermittelten Kennzahlen.

„Für deutsche Unternehmen liegen noch erhebliche Einsparpotenziale im Bereich Einkauf. Die Befragung zeigt aber, dass Mittelstand und Großunternehmen auf dem richtigen Weg sind und erste Schritte zur Rationalisierung des Einkaufs getan haben“, so Jochen Grünbeck, Geschäftsführer SynerDeal Deutschland. Neben noch tiefergehenden branchenspezifischen Auswertungen ist eine Ausweitung der Studie auf Österreich, die Schweiz und Frankreich geplant.

Das Anfang 2000 gegründete Unternehmen SynerDeal ist mit fünf Standorten und 50 Mitarbeitern in Europa, USA und China einer der führenden europäischen Dienstleister für Wertschöpfung im Einkauf und eSourcing. Das Angebot von SynerDeal richtet sich an mittelständische und große Unternehmen. Es beinhaltet ganzheitliche, erfolgsabhängig vergütete Kostenreduzierungsprojekte sowie strategische und operationelle Einkaufsberatung. Hinzu kommt eine eSourcing-Technologie, die die Gewinnung und Nutzung von Wissen rund um Einkaufsprozesse ermöglicht. Purchasing Performance Management-Tools sowie ergänzende Schulungsprogramme runden das Dienstleistungsangebot ab. Der Erfolg von SynerDeal basiert auf einer einzigartigen Kombination von Methodik, Materialgruppen-Know-how, Technologie und dem Engagement erfahrener Einkaufsexperten. Zu den Kunden von SynerDeal zählen unter anderem Alstom, Hatz Diesel, Rieter Automotive Systems, Faurecia, Sirona (früher Siemens Dental Systems) und Sanofi-Aventis. Die SynerDeal eSourcing Technologie wurde als erste eSourcing Software mit dem Gütesiegel des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) ausgezeichnet.