Das REPROC-Projekt ist in drei Stufen gegliedert:

Stufe 1

Als erster Schritt wird ein gemeinsames, ebenenübergreifendes Referenz-Modell zur Vereinheitlichung und Optimierung der Beschaffungsprozesse der öffentlichen Hand entwickelt. Das Modell beschreibt einheitlich, vollständig und durchgängig die gesamte Prozesskette der öffentlichen Beschaffung. Damit bildet es die notwendigen Voraussetzungen für die Entwicklung effizienter E-Government-Systeme. Das Referenz-Modell trägt den rechtlichen Anforderungen des nationalen und europäischen Vergaberechts Rechnung und bildet den „gemeinsamen Nenner“ verschiedener öffentlicher Auftraggeber. Dabei lässt es sich auf individuelle Anforderungen und Besonderheiten anpassen.

Die Vorteile:

• Die Prozessoptimierung ermöglicht eine Reduktion der Prozesskosten.  
• Das Modell ist die Voraussetzung für die automatisierte Steuerung und Kontrolle der Beschaffungsprozesse. 
• Für Bieter wird ein einheitliches, ebenunabhängiges Verfahren zur Teilnahme an Vergabeverfahren definiert.
• Durch die Erweiterung des potenziellen Bieterkreises – vor allem um KMU - können die allgemeinen Beschaffungskosten gesenkt werden.

Stufe 2

In der zweiten Stufe werden die fachlichen Schnittstellen zwischen den im Referenz-Modell definierten Prozessbeteiligten und Teilprozessen analysiert und standardisiert. Das Ergebnis wird in das Referenzmodell integriert. Alle Schnittstellen werden einheitlich dokumentiert.
Die Projektergebnisse aus den Stufen eins und zwei werden durch ein Bundesland pilotiert. Die Ergebnisse der Pilotierung fließen in das Referenz-Modell ein. 

Die einzelnen Schritte der Pilotierung sind

• Identifikation des Individualisierungsbedarfs des Bundeslandes 
• Adaption des Referenz-Modells
• Adaption der Beschaffungsprozesse 
• Testphase 
• Abschluss der Pilotierung.

Die Laufzeit der Pilotierung wird voraussichtlich acht Monate betragen.

Stufe 3

In Stufe drei werden die Basisanforderungen an Software-Lösungen und -Produkte  zur Realisierung eines mit dem Referenz-Modell konformen elektronischen Workflow beschrieben. Das Ergebnis ist ein Pflichtenheft-Portfolio, das Kosten reduzierend für die Beschaffung modellkonformer E-Government-Systeme verwendet werden kann.

Die Vorteile:

• Die Bereitstellung eines Pflichtenheftes reduziert den Aufwand und das Risiko für die Anforderungsspezifikation bei der Beschaffung von Software-Lösungen.
• Durch eine fachliche Modularisierung der definierten Schnittstellen können Software-Lösungen für einzelne Module der DV-Systeme integriert werden.
• Durch Definition von Prozessschnittstellen wird ein systemübergreifender medienbruchfreier Workflow erreicht.

Während der gesamten Projektlaufzeit finden regelmäßige eintägige Workshops mit dem Konsortium in wechselnder Besetzung statt. In den Workshops werden mit den Verbundpartnern die fachlichen Vorgaben für eine durchgängige digitale Prozesskette für das öffentliche Beschaffungswesen erarbeitet und abgestimmt und die darauf basierende Modellierung vorgenommen. Die Arbeitssitzungen sind dabei gegliedert in vorgelagerte Prozesse, Kernprozesse, nachgelagerte Prozesse.

Das Konsortium wird unterstützt durch Spezialisten für die Geschäftsprozess-Modellierung.