SRM Migration 2025 | SAP S/4HANA® | 14.-15. Oktober 2019 | Bonn

SAP S/4HANA – Chance für den Einkauf

Das Experteninterview 

Das Interview führte

Eva-Maria Winteroll
Innovation & Produktentwicklung International
BME Marketing GmbH

mit

Prof. Dr. Ayelt Komus
HS Koblenz.

Eva-Maria Winteroll:

Die S/4HANA-Umstellung beschäftigt aktuell viele Unternehmen. Was glauben Sie, wie die richtige Vorgehensweise aussieht, um diese umfangreiche Migration möglichst erfolgreich zu gestalten?

 

Prof. Dr. Ayelt Komus:

Ein wichtiger erster Schritt ist, sich Gedanken über die Migrationsstrategie zu machen. Grundsätzlich gibt es vier Strategien, die bei der Umsetzung relevant sind. Die Wahl der richtigen Strategie lässt sich davon ableiten, wie gut die Systeme, Prozesse und Daten im Status Quo sind, aber auch davon wie hoch der Innovationsdruck der Branche ist:

 

 

Haben die Unternehmen bereits eine gute Systemlandschaft, Prozesse und zukunftssichere Strukturen implementiert, macht es im Rahmen der S/4HANA-Umstellung Sinn, lediglich eine technische Migration zu initiieren. Gibt es im Unternehmen jedoch Geschäftsprozesse, die die strategischen Ziele des Unternehmens nicht unterstützen ist es sinnvoll, sich auf eine SAP S/4HANA-„Journey“ zu begeben. Von der Umstellung auf S/4HANA wird ein wichtiger Beitrag für die Entwicklung Ihres Geschäfts erwartet, der nicht nur kurzfristig einen Wettbewerbsvorteil bringt, sondern vielmehr auch langfristig den Unternehmenserfolg sichert. Entsprechend ergibt es Sinn, sukzessive und gesamtheitlich Systeme, Prozesse und Strukturen zu betrachten und in inkrementellen Schritten zu optimieren und neu zu gestalten. Um Unternehmen dabei zu helfen die richtigen Fragen für die Implementierungsstrategie zu stellen, hat die Hochschule Koblenz, in Zusammenarbeit mit Process & Projects und Heupel Consultants den Strat-O-Mat entwickelt. Im Kern findet eine Gewichtung der verschiedenen Umstellungsszenarien nach möglicher Relevanz für das Unternehmen statt.

 

Eva-Maria Winteroll:

Was muss der Einkauf in Zusammenhang mit Migrationsstrategien der IT beachten?

 

Prof. Dr. Ayelt Komus:

Der Einkauf muss sich bei der Vorgehensweise natürlich der IT-Strategie anpassen. Entscheidet man sich beispielsweise für die „Journey“, gilt es, auch im Einkauf die aktuellen Prozesse und Systeme zu hinterfragen. In diesem Zusammenhang sollte sich der Einkauf auch grundsätzlich Gedanken über seine Position im gesamten Unternehmen machen. Durch die gravierenden Änderungen in den internen Prozessen, aber auch die Prozessschritte in Richtung der externen Schnittstellen, hat der Einkauf nun die Möglichkeit, sich und seinen Wertbeitrag für das Unternehmen neu zu definieren. Durch die Implementierung einer cloud-basierten Kooperationsplattform beispielsweise, kann der Einkauf die Zusammenarbeitsmodelle mit Lieferanten neu definieren. Da die relevanten Daten, bei beispielsweise Angebotsabgaben, direkt auf der Plattform des Lieferanten gepflegt werden, minimiert sich der manuelle Aufwand im Einkauf und es entsteht ein erhöhtes Potential, Prozessschritte, wie Lieferantenvergleiche etc., zu automatisieren. Im Zuge dessen erhöhen sich auch die Transparenz und der Informationsfluss in Richtung der Lieferanten. Je nach implementierten Modulen können gemeinsame Projekte, Qualitätsprobleme oder Lieferantenbewertungen direkt geteilt oder behoben werden. Zudem bietet sich hier die Chance, durch systematisch aufgesetzte Prozesse die Datenqualität zu erhöhen, sodass im Nachgang mit Hilfe von Analysen weitere Potenziale gehoben werden können. Entscheidet man sich hingegen für das Szenario „Ausmisten, Umstellen“, müssen die Prozessschritte im Einkauf auf den Prüfstand gestellt werden, um nach und nach zu optimiert werden zu können. Auch in diesem Szenario sollte sich der Einkauf jedoch grundlegend Gedanken darüber machen, wie er sich künftig im Unternehmen positionieren möchte.

 

Eva-Maria Winteroll:

Gibt es konkrete Punkte, die hier zu beachten sind?

 

Prof. Dr. Ayelt Komus:

Auf Basis des erwähnten Strat-O-Mats wurden 7 zentrale Leitfragen erstellt, die Unternehmen dabei helfen sollen, sich zum Thema S/4HANA Migration ganzheitlich Gedanken zu machen. In diesem Zuge muss sich auch der Einkauf Gedanken darüber machen, wie man mit den neuen Chancen und Herausforderungen dieses Großprojektes umgehen soll. Nach einer Retrospektive des Managements zum Thema Positionierung des Einkaufs im Unternehmen, der Vision und der künftigen Kooperationsszenarien mit den Lieferanten, sollte auch der Einkauf ehemalige IT-Projekte Revue passieren lassen, um die Zusammenarbeit mit der IT nachhaltig zu verbessern. Wichtig ist, dass sich der Einkauf aktiv fragt, wie er sich in Zukunft besser einbinden und aktiv auf die IT zugehen kann. Hierzu gehören sicher auch weitreichende Prozess- und Wertanalysen entlang der Wertschöpfungskette und der existierenden Schnittstellen. Auf Basis dessen ist es sicher empfehlenswert, dass sich der Einkauf einen Überblick zu den bestehenden Lösungen auf dem Markt macht. Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist der Faktor Mensch. Bei einer solch großen Umstellung muss dringend darauf geachtet werden, dass man weder die Mitarbeiter noch die Lieferanten im Zeitverlauf verliert. Entsprechend ist eine gute Kommunikationsstruktur und ein gutes Change-Management essenziell wichtig für den Erfolg der Projekte.

 

Eva-Maria Winteroll:

Gibt es zusätzliche Punkte, zu denen sich speziell der Einkauf Gedanken machen sollte?

 

Prof. Dr. Ayelt Komus:

Ja, zusätzlich zu den 7 Leitfragen sollte der Einkauf einen weiteren Punkt aufnehmen: Durch seine besondere Position zwischen dem internen und externen Know-How, kann der Einkauf durch strategische Lieferantenkooperationen nachhaltig einen erheblichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Ein wichtiger Aspekt ist also die Kooperationsstrategie und die Prozessgestaltung mit den Lieferanten, um langfristige Wertschöpfungspartnerschaften aufzubauen. Entsprechend sollte sich der Einkauf die Frage stellen wie er die Lieferantenkooperation langfristig ausbauen kann und wie der Umgang mit den verschiedenen Lieferanten im Portfolio aussehen sollte. Auf Basis dessen, können iterativ verschiedene Szenarien getestet werden, die eventuell mit Softwarelösungen zum Datenund Informationsaustausch unterstützt werden können.

 

Eva-Maria Winteroll:

Gibt es Themengebiete, in denen sich der Einkauf besonders hervorheben kann?

 

Prof. Dr. Ayelt Komus:

Bei der Auswertung der Daten im Strat-O-Mat ist aufgefallen, dass lediglich 9% der Unternehmen bei der Umstellung auf S/4HANA die Cloud-Lösung in Betracht ziehen. Oftmals schreckt die IT bei der Thematik Cloud zurück und möchte diesen Schritt noch nicht gehen. Gerade im Einkauf ergeben sich jedoch durch cloud-basierte Kooperationsplattformen erhebliche Vorteile. Nun ist individuell zu prüfen, ob diese Lösungen ein potenzieller erster Schritt in Richtung Cloud sein können. Durch einen Proof of Concept im Einkauf, können die Fachabteilungen Einkauf und IT gemeinsam die ersten Erfahrungen mit der Cloud machen, um beispielsweise zu lernen, wie die Schnittstellen gestaltet werden können. Auf Basis dieser Erfahrungen kann dann die Cloud-Strategie des Unternehmens neu evaluiert und gegebenenfalls weitere Schritte geplant werden.

 

Eva-Maria Winteroll:

Welche Vorteile bieten diese cloud-basierten Kooperationsplattformen?

 

Prof. Dr. Ayelt Komus:

Die neuen SRM Tools bieten erhebliche Vorteile in der Kooperation mit den Lieferanten und dem generellen Datentransparenz im Unternehmen. Durch die Eingabe auf der selben Plattform auf der auch die Lieferanten arbeiten, haben diese einen Echtzeitzugriff auf den aktuellen Status der Vergabe, Rechnungen und Problemen. Durch diese Transparenz kann die Zusammenarbeit und Partnerschaft mit den Lieferanten verbessert werden. Im Unternehmen selbst entstehen durch diese Plattformen auch erhebliche Vorteile, wie zum Beispiel die Erhöhung der Datenqualität durch die direkte Pflege der Lieferanten auf der Plattform. Dies bietet zum einen, der Einkaufsabteilung und den Schnittstellen des Einkaufs die notwendige Transparenz über die Daten und aktuellen Stati der Anfragen und Bestellungen. Zum anderen werden die Qualität der Analysen erhöht, wodurch Bündelungspotenziale oder Skaleneffekte aufgedeckt werden können. Neben, in Echtzeit zu Verfügung stehenden Daten und der damit einhergehenden erhöhten Transparenz, sorgt die Workflow-gestützte Funktionsweise dieser Tools dafür, dass Prozesse, Compliance und Einkaufsrichtlinien eingehalten werden. Entscheidend ist jedoch bei der Einführung ein guter und flexibler Prozess mit einer möglichst hohen Transparenz für alle Beteiligten.

 

Eva-Maria Winteroll:

Was wäre in diesem Zusammenhang eine gute Vorgehensweise im Einkauf?

 

Prof. Dr. Ayelt Komus:

Grundsätzlich ist es sinnvoll, sich im ersten Schritt Gedanken zur Positionierung und der Kooperationsstrategie mit den Lieferanten zu machen. Auf Basis dessen sollten die aktuellen Prozesse kritisch hinterfragt werden, um zu prüfen, ob diese einen Beitrag zur neu gesetzten Vision leisten. Mit Hilfe dieser Vorarbeit kann eine zielgerichtete Analyse der auf dem Markt existierenden Lösungen vorgenommen werden. Eine dringende Empfehlung ist hier, die IT-Abteilung zu involvieren, damit die systemtechnischen Vor- und Nachteile mitberücksichtigt werden können. Bei solch komplexen Projekten bietet es sich an, bei der Gestaltung des Lastenheftes und auch bei der Projektumsetzung, agile Methoden zu verwenden und die Anforderungen iterativ auszugestalten. Zu diesem Thema und zum allgemeinen Vorgehen wird es im Rahmen der BME Veranstaltung „SRM Migration 2025“ am 14. & 15. Oktober einen Workshop mit anschließender Konferenz in Bonn geben. Neben einem allgemeinen Überblick zu der Thematik Kooperationsplattformen, wird es auch Empfehlungen für die Projektumsetzung und das Change-Management geben.

 

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