Checkliste: Elektronische Rechnungen

Welche Richtlinien Sie beim empfangen, verarbeiten und ablegen befolgen müssen!

Der Gesetzgeber hat 2011 die Anforderungen für einen elektronischen Rechnungsaustausch deutlich vereinfacht. Unsere Checkliste zeigt, wie Unternehmen die Erfordernisse des Gesetzgebers erfüllen und damit elektronische Rechnungen rechtskonform empfangen, verarbeiten und ablegen können.

Eingangsbearbeitung: Es gilt zu gewährleisten, dass Rechnungen in angemessener Zeit in Augenschein genommen werden.

  • Richten Sie eine spezielle E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein.
  • Schauen Sie täglich in das Postfach, beachten Sie dabei die Spam-Filter.
  • Prüfen Sie die Lesbarkeit der Rechnung. Bestehen Sie ggf. darauf, dass Ihnen nur Rechnungen im PDF-Format zugestellt werden. So ist die Lesbarkeit auch über einen längeren Zeitraum sichergestellt.
  • Kennzeichnen Sie die Rechnung als „Eingegangen“, z.B. in dem Sie dies ein einen speziellen Ordner verschieben.

Inhaltliche Prüfung: Prüfung, ob die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung begründet.

  • Prüfen Sie die Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein.
  • Prüfen Sie, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen.
  • Prüfen Sie, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden.
  • Legen Sie fest, wie mit fehlerhaften Rechnungen in Ihrem Unternehmen verfahren werden soll.

Formelle Prüfung: Prüfung, ob die Rechnung den formellen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzesentspricht und rechnerisch richtig ist.

  • Prüfen Sie, dass die Rechnung nicht schonmal geschickt wurde (doppelte Rechnung).
  • Prüfen Sie, ob alle Angaben gem. § 14 (4)UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind. Prüfen Sie dabei insbesondere, dass
    - die Bezeichnung Ihres Unternehmenskorrekt ist,
    - ein Liefer- oder Leistungsdatumangegeben wurde.
  • Prüfen Sie, ob der Rechnungsgesamtbetrag richtig berechnet wurde.
  • Kennzeichnen Sie die Rechnung als „Geprüft“, zum Beispiel durch Verschieben in einen speziellen Ordner.

Buchung: Die Belege sollen zeitnah und unverändert gebucht werden.

  • Übergeben Sie die Rechnungen regelmäßig und zeitnah an Ihre Steuerkanzleioder Buchhaltung.
  • Bringen Sie die Kontierung auf dem Rechnungsbeleg auf oder stellen Siesicher, dass zwischen dem elektronischenRechnungsbeleg und dem korrespondierenden Buchungssatz ein Bezug besteht oder hergestellt werden kann.

Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden und mindestens zehn Jahre lesbar sein.

  • Legen Sie die Rechnungen inhaltlich unverändert nach einem einheitlichen Schema ab. Nutzen Sie dazu eine durchgängige Systematik, z.B. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Führen Sie ggf. ein Rechnungseingangsbuch.
  • Archivieren Sie auch die Mail, wenn diese relevante Informationen zur Rechnung enthält.
  • Archivieren Sie die Rechnungen auf einem elektronischen Medium, das Veränderungen nicht zulässt (bzw. diese protokolliert).
  • Überlegen Sie, ob ein elektronisches Archiv für Sie sinnvoll ist, da nur spezielle CDs/DVDs in zehn Jahren noch lesbar sind.

Zahlung: Durch die Zahlung wird abschließend dokumentiert, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung gehandelt hat.

  • Achten Sie auf die Inanspruchnahme von Skonto.
  • Achten Sie darauf, Doppelzahlungen zu vermeiden.
  • Vermeiden Sie Barzahlungen oderfordern Sie eine Quittung an, damit Sie einen Beleg über die Zahlung vorweisen können.
  • Stellen Sie sicher, dass ein Bezug zwischen Zahlung und Rechnung hergestellt werden kann, z.B. indem Sie in der Überweisung das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer angeben.
  • Kennzeichnen Sie die Rechnung als „Bezahlt“, z.B. durch Verschieben in einen speziellen Ordner.

 

 

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