E-Vergabe und Digitalisierung: Einfach machen!

Bei der Umstellung auf elektronische Prozesse haben viele öffentliche Auftraggeber noch großen Handlungsbedarf. Es gibt aber bereits auch gute Beispiele.

Fachgespräche unter Experten: 180 Teilnehmer tauschten sich im Rahmen der KOINNO-Veranstaltung „Innovationsschauplatz E-Vergabe und Digitali-sierung der Beschaffung“ im Bundesministerium für Wirtschaft über die Um-stellung auf elektronische Prozes Fachgespräche unter Experten: 180 Teilnehmer tauschten sich im Rahmen der KOINNO-Veranstaltung „Innovationsschauplatz E-Vergabe und Digitali-sierung der Beschaffung“ im Bundesministerium für Wirtschaft über die Umstellung auf elektronische Prozesse aus. Foto: Tanja Marotzke/BME e.V.

Die Durchführung elektronischer Vergabeverfahren ist  für die öffentliche Hand ab 18. Oktober 2018 verpflichtend. Grund dafür ist eine Vorgabe des Europäischen Gesetzgebers, die in nationales Recht umgesetzt werden muss. Darin wird unter anderem festgelegt, dass das Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge künftig lückenlos digital abgewickelt werden muss.

Wie weit die Vergabestellen in Deutschland bei der Umstellung sind und was dabei zu beachten ist, diskutierten die rund 180 Teilnehmen im Rahmen der KOINNO-Veranstaltung „Innovationsschauplatz E-Vergabe und Digitalisierung der Beschaffung“  am 27. September 2017 im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) in Berlin. (Das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung – KOINNO wird vom BME im Auftrag des BMWi geführt.)  

Im Fokus standen dabei die folgenden Fragen:

  • Was heißt Digitalisierung in der Beschaffung genau?

  • Wie können Medienbrüche vermieden werden?

  • Wer definiert die Prozesse und setzt sie strukturell um?

  • Wie ist die Kommunikation strukturiert und wer moderiert den Austausch?

Die Teilnehmer erhielten in Vorträgen wertvolle Tipps zur Umsetzung der E-Vergabe im eigenen Haus und in interaktiven Workshops die Möglichkeit zum direkten Austausch mit Kollegen, die sich mit dem Thema E-Vergabe bereits erfolgreich auseinandergesetzt haben.  

Thematisiert wurden auch die Probleme, mit denen sich die Akteure bei der Umstellung auf elektronische Prozesse im eigenen Haus auseinander setzen müssen, unter anderem Qualifizierung der Mitarbeiter, Schaffung einer entsprechenden Infrastruktur oder schlicht Personalmangel.

Im Hinblick auf die Bieter ist problematisch, dass es keine einheitliche elektronische Lösung gibt und viele Plattformen mit unterschiedlichen Anforderungen nebeneinander existieren. Dadurch werden Unternehmen von der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen abgeschreckt.

Da die Umstellung auf elektronische Vergabeprozesse aber nicht aufzuhalten ist, waren sich die Referenten in ihrem Fazit einig: die Vergabestellen sollten sich nicht von Schwierigkeiten auf dem Weg zur E-Vergabe hemmen lassen sondern ihre Projekte angehen und „einfach machen!“ 

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