Einkäufer:innen zwischen Papierbergen, Dokumentenabgleich und den Folgen der Corona-Pandemie: Wie man Erleichterung im Arbeitsalltag der Einkaufsabteilung schafft

Es bilden sich Staus vor den Häfen, die Treibstoffpreise steigen, es mangelt an Lkw-Fahrern und Lkw-Fahrerinnen, an Containern sowie an Materialien wie Kunststoffteilen, Stahl, Kupfer oder ähnlichem. Hinzu kommen die tagtäglichen, zeitintensiven operativen Prozesse: der Versand von Bestellungen oder das Empfangen, Validieren, Prüfen und Vergleichen von Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Lieferavis, um nur einige wenige Beispiele zu nennen. Der Einkauf ist maßgeblich an der Wertschöpfung in Unternehmen beteiligt, es wird ihm allerdings durch diese zeitraubenden Prozesse häufig erschwert, den eigenen Anteil beizutragen. Der Einkauf benötigt also wieder mehr Zeit für die strategischen Aufgaben, sie darf nicht aufgrund all der operativen Prozessen verloren gehen! In den letzten Jahren haben sich insbesondere auf Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) viele neue Technologien entwickelt, die hier Abhilfe schaffen können. Auch die Lösung zur Einkaufsautomatisierung von crossinx setzt auf KI und konnte bislang außergewöhnlich hohe Automatisierungsraten erreichen. Doch wie lassen sich diese Ergebnisse erklären und wie entlastet das die Einkaufsabteilungen konkret? Dies lässt sich einfach am Beispiel der Verarbeitung einer Auftragsbestätigung (Dokumenteneingang als PDF) darstellen, denn insbesondere im Bereich des direkten Materials werden viele Tätigkeiten noch operativ ausgeführt. Nach Empfang einer Auftragsbestätigung muss diese manuell validiert, geprüft und mit der Bestellung abgeglichen werden. Diese Tätigkeiten müssen Einkäufer:innen jedoch zukünftig nicht mehr manuell ausführen. Nachdem die Daten mithilfe der KI bereits exakt aus der Auftragsbestätigung extrahiert und in einen strukturierten Datensatz formatiert wurden, werden sie in einem zweiten Schritt weiterverarbeitet. Auch hier unterstützt die KI den Prozess:

• Die Datenextraktion mit KI-Profilen gewährleistet eine hohe Datengenauigkeit; eine Nachbearbeitung der Daten, wie dies beispielsweise bei OCR-Lösungen der Fall ist, ist nicht mehr notwendig.

• Der Datenabgleich von Bestellung und Auftragsbestätigung funktioniert intelligent. Liegt keine Abweichung vor, wird das Dokument automatisch verbucht und an das nachgelagerte System, z. B. das ERP-System, übergeben. Bei einer Abweichung werden die Nutzer:innen informiert und können das Dokument smart bearbeiten.

• Das Hinterlegen von lieferantenspezifischen Toleranzen, etwa bezüglich des Lieferdatums, minimiert den Aufwand der Nachbearbeitung. Treten keine Abweichungen auf, die außerhalb der voreingestellten Toleranzen liegen, können Auftragsbestätigungen so vollautomatisiert verarbeitet werden.

Ausgeweitet auf alle operativen Prozesse, beispielsweise durch die Digitalisierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, kann der gesamte Procure-to-Pay-Prozess digitalisiert werden. Unbeliebte, zeitraubende und fehleranfällige manuelle Aufgaben werden von intelligenten Systemen übernommen und es bleibt wieder mehr Zeit für die wertschöpfenden und strategischen Aufgaben. Auch weitere positive Effekte werden für den Einkauf zu beobachten sein, etwa eine deutliche Verbesserung der Prozessqualität, ein schneller und hoher ROI und vor allem die Zufriedenheit und Entlastung der Einkäuferinnen und Einkäufer. Sie wollen sich und Ihrer Einkaufsabteilung wieder ermöglichen, Zeit für die wertschöpfenden Aufgaben zu haben? Dann lädt die crossinx GmbH Sie herzlich zu der 20-minütigen, kostenfreien Online-Session „Mehr als nur E-Procurement: Neue Technologien für die Zukunft Ihres Einkaufs“ ein, die immer mittwochs ab 11 Uhr stattfindet. Zur Anmeldung gelangen Sie hier…** Kontakt:**
Reinald Schneller
Director Procurement Automation
crossinx GmbH
Tel.: 49 69 4800-651-162
E-Mail: reinald.schneller@crossinx.com
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