08.04.2014 // Dienstleistungen

Massive Sparpotenziale bei Reisebuchungen

Expertin: Automatisierung drückt die Prozesskosten um bis zu 70 Prozent.

BME-Leitfaden "Einkauf von Reisedienstleistungen - Travel, MICE & More"

Das Travel Management kann Bestandteil des Einkaufs, der Personalabteilung oder mehreren Abteilungen sein – oder es ist gänzlich ausgegliedert an externe Dienstleister. Die Komplexität dieser Strukturen sorgt dafür, dass sich in den Reisebuchungsvorgängen deutscher Unternehmen oft viel Optimierungspotenzial versteckt. Eine Fachgruppe des BME hat sich deshalb den Prozessen bei der Reisebuchung angenommen und die einzelnen Schritte in dem Leitfaden „Einkauf von Reiseleistungen“ zu Papier gebracht.

Bevor Konzepte überlegt und Initiativen ergriffen werden, sollte zunächst die IST-Situation gründlich analysiert und darauf aufbauend nach möglichen Alternativen Ausschau gehalten werden. Möglichkeiten bestehen in einer grundsätzlichen Make-or-Buy-Entscheidung, dem Abschluss von Rahmenverträgen, neuen Projektausschreibungen, einer Entscheidung für eine zentrale oder dezentrale Organisation sowie der Festlegung auf eingesetzte Medien (Online/Offline). Unter Berücksichtigung aller Risiken sowie Qualitäts- und Servicemerkmalen sollten die ermittelten Alternativen in einer Kosten-Nutzen-Analyse finanziell bewertet werden, bevor eine Entscheidung erfolgt und die Planung der Umsetzung beginnt. Nach der Implementierung ist die Prüfung und das Controlling aber nicht abgeschlossen: Alleine schon wegen sich verändernder Marktstrukturen und Produktinnovationen sind die Prozesse in regelmäßigen Abständen auf den Prüfstand zu stellen.

Den Anteil, den neben dem effektiv zu zahlenden Preis für Flüge oder Hotels die Prozesse ausmachen, beziffert  Marion Klar vom Beratungsunternehmen HRG Germany auf rund 15 Prozent der Gesamtkosten. „Besonders auch bei multinationalen Unternehmen mit dem entsprechenden Reisevolumen schlägt das gravierend zu Buche“, betont die Expertin für Travel & Expense Management. Ihrer Einschätzung nach können durch eine übergreifende Automatisierung aller Einzelkomponenten bis zu 70 Prozent der Prozesskosten gespart werden. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch das Finden und Implementieren eines Prozesses, der individuell an die Gegebenheiten eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter angepasst werden muss.

Beispiele für die Optimierung sind der Einsatz eines Abwicklungssystems oder die Installation von Schnittstellen zwischen den verschiedenen Lösungen, so dass zumindest in Teilen ein automatischer Ablauf zwischen Reisebüro, Kreditkartenanbieter, Genehmiger und dem Controlling etabliert werden kann. Die Buchungsdaten werden dann zum Beispiel direkt in die Reisekostenabrechnung übernommen, um die mehrmalige manuelle Eingabe zu vermeiden. Für solche Prozesse spielt der Einkäufer eine entscheidende Rolle, da er die Rahmenbedingungen durch die Auswahl von Dienstleistern und die Bereitstellung von unterstützenden Software-Tools vorgibt und die Konditionen stets aufs Neue vergleicht.  Für einige Unternehmen kann es außerdem sinnvoll sein, auf das Know-how externer Anbieter zu setzen, die oftmals über eigene, sehr günstige Raten oder Kontingente zurückgreifen und so nicht nur im Prozess, sondern auch bei den Preisen Vorteile einbringen können.

Mehr Details können Sie der Publikation der BME-Fachgruppe Travel Management entnehmen:

» Leitfaden "Einkauf von Reisedienstleistungen - Travel, MICE & More"

Mehr vom BME auf...

Der BME - Mehr von und auf Twitter   Der BME - Mehr von und auf Xing   Der BME - Mehr von und auf LinkedIn   Der BME - Mehr von und auf Facebook   Der BME - Mehr von und auf Youtube

Weitere Meldungen zu:

Dienstleistungen