05.02.2014 //

Paperworld: Gute Impulse aus dem Ausland

350 Besucher bei Procurement-Tag. Messe lobt Interesse internationaler Einkäufer.

Messe Frankfurt Exhibition GmbH/Petra Welzel Volkmar Klein referierte zur Preisentwicklung bei Bürobedarf. Foto: Messe Frankfurt Exhibition GmbH / Petra Welzel

Nach Angaben des Veranstalters ging die Paperworld 2014 trotz aller Herausforderungen in der Branche zufriedenenstellend zu Ende. Vor allem international habe das Geschäft mit Papier, Bürobedarf und Schreibwaren, das unter der zunehmenden Digitalisierung im Büro leidet, positive Impulse erhalten. Detlef Braun, Geschäftsführer der Messe Frankfurt GmbH, sprach von einem „sehr guten“ Orderverhalten aus dem Ausland, dessen Besucheranteil auf nunmehr 60 Prozent angestiegen ist. Angelika Lange, Marketing-Leiterin beim Hersteller von Aktenvernichtern HSM, bestätigte den international hohen Zuspruch und sah es als richtige Entscheidung an, auf der Paperworld vertreten zu sein. Einige Markenhersteller hatten in diesem Jahr mangels Innovationen auf einen Stand verzichtet, wollen aber 2015 wieder am Start sein.

Im Rahmen der Leitmesse ist das exklusive Businessprogramm Paperworld Procurement im Januar 2014 in die vierte Runde gegangen. Rund 350 Gäste erschienen zu den zahlreichen Fachvorträgen für Einkäufer von Bürobedarf und Papier, nutzten bei Snacks und Getränken die Gelegenheit zum Networking mit anderen Einkaufsentscheidern oder besuchten die Stände der 20 vertretenen Markenhersteller im Areal des „Office Gold Clubs“, der neben dem BME und der Fachzeitschrift „C.ebra“ zu den Partnern der Veranstaltung zählte. Branchengrößen wie 3M, Edding, Esselte Leitz, Pelikan und Tesa gehörten zu den Ausstellern.

Preisentwicklung bei Bürobedarf

Nach der Begrüßung durch Cordelia von Gymnich von der Messe Frankfurt zog Volkmar Klein vom BME zum Auftakt das Interesse auf sich. In voller Runde sprach der Leiter der Benchmark-Services über die Preisentwicklung von Bürobedarf, der sich seit 2010 um konstant zwei bis drei Prozent jährlich verteuert hat. Dabei wiesen Eigenmarken eine deutlich stärkere Dynamik auf als Markenprodukte. Anschließend zeigte Klein auf, wie sich der Erfolg des Einkaufs mittels einheitlicher Standards messen und optimieren lässt. Er rät, die eigene Ist-Situation mit den Bestwerten zu vergleichen, bevor Maßnahmen ergriffen und konsequentes Controlling betrieben werden. „Die Best in Class-Unternehmen haben teilweise um die Hälfte bessere Werte als der Durchschnitt“, sagte Klein und verwies darauf, dass neben einem besseren Lieferantenmanagement und der Früheinbindung des Einkaufs die Automatisierung und die Standardisierung zu den Determinanten des Erfolgs gehören.

Den Automatisierungsprozess von Bestellvorgängen beschrieb Andreas Briefi von der Hilti Deutschland AG. Bei dem Werkzeughersteller geht der Einsatz von elektronischen Beschaffungssystemen längst über das klassische Einsatzgebiet bei der Beschaffung von C-Teilen hinaus: Im Zusammenhang mit seinen rund 90 Verkaufshäusern in Deutschland setzt das Unternehmen mittlerweile bei Gebäudedienstleistungen auf digital unterstützte Prozesse: Alle Immobilien-Angelegenheiten wurden vorverhandelt und in einer Datenbank standardisiert, so dass der Anforderer die anfallenden Bestellungen selbst auslösen kann und der Einkauf von seinen operativen Aufgaben entlastet wird. Daran anknüpfend sieht Briefi auch im Purchase-To-Pay-Prozess Vorteile: Durch den direkten Bestellbezug bei der Rechnungsprüfung werde die Arbeit in der Buchhaltung vereinfacht, und Lieferanten könnten ihr Geld schneller erhalten.

XVergabe vereinheitlicht elektronische Vergabeprozesse

Ein Kernthema war außerdem die öffentliche Beschaffung. Martina Jungclaus, Leiterin der BME-Sektionen und Fachgruppen, stellte das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung vor, das im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie durch den BME betreut wird. Friedeman Kühn von der BI Medien GmbH berichtete ferner von dem Projekt XVergabe, mit dem sich das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern für einheitliche elektronische Vergabeprozesse einsetzt. Der Experte erklärte die technischen Hintergründe und zeigte den Vorteil einer solchen Plattform auf, die gleichzeitig viele Ausschreibungen und Anbieter erreiche und so das Problem adressiere, dass es in Deutschland bislang eine Vielzahl von verschiedenen Lösungen gibt. Das Projekt stoße deshalb auch bei der EU auf großes Interesse, wo es bereits als Ausgangsbasis für ein ähnliches Projekt vorgesehen sei, fügte Kühn hinzu.

Karl-Heinz Raue vom Bleistift- und Edelschreibgerätehersteller Faber-Castell griff in seinem Vortag ein Trendthema im Einkauf auf: die nachhaltige Beschaffung von Bürobedarf unter Berücksichtigung sozialer, ökologischer sowie ökonomischer Gesichtspunkte. Im wettbewerbsintensiven deutschen Markt wolle sein Unternehmen aus Tradition weiter auf den nachwachsenden Rohstoff Holz setzen, sagte Raue. Obwohl die Produktion aufwendiger und teurer sei, gehe man bewusst nicht den Weg vieler Wettbewerber, die auf Kunststoffe und separate Öko-Sortimente setzten. An die vertretenen Einkäufer richtete er deshalb die Botschaft, aus nachhaltigen Gründen nicht nur den Preis allein entscheiden zu lassen, sondern auch die längere Lebenszeit qualitativ hochwertiger Produkte zu berücksichtigen.

Einkaufspraxis für Papier und Druckbedarf

In den übrigen Präsentationen ging es noch um klassische Aspekte beim Einkauf von Büroartikeln. Georg Wittlich von der KfW-Bankengruppe berichtete von der europaweiten Ausschreibung des Papierbedarfs der staatlichen Förderbank, der in den letzten Jahren um die 50 Millionen Blatt schwankte. Den Schlüssel zum Ziel sieht er in einer detaillierten Leistungsbeschreibung, wozu er neben den Produkteigenschaften auch die Anbindung an die hausinternen Katalogsysteme zählte. Als Kriterien für die Lieferantenauswahl nannte Wittlich zu 80 Prozent den Preis, während die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die Produktqualität die übrigen 20 Prozent ausmachten. Letztlich führte die Ausschreibung bei der KfW durch die flexible Kataloganbindung zu verbesserten Bestellabläufen.

Wenn Papier bedruckt wird, kommen häufig sogenannte „Managed Print Services“ ins Spiel, deren Optimierungsmöglichkeiten Roland Mayer vom Anbieter KIS aufzeigte. Neben dem direkten Vorteil bei den Druckkosten, den Christian Maurer von der IHK Würzburg-Schweinfurt in einem Praxisbeispiel auf rund ein Viertel bezifferte, stecke weiteres Potenzial in den damit verbundenen administrativen Prozessen – etwa bei der vollautomatisch abgewickelten Versorgung mit Tonermaterial. Wie dieses besonders effizient eingekauft wird, machte Christian Wernhart klar. Der Präsident der Vereinigung europäischer Recycler von Tonern und Tintenpatronen (ETIRA) bezifferte das Sparpotenzial durch den Kauf aufbereiteter Patronen auf 60 Prozent, plus weiterer Vorteile wie etwa der Nachhaltigkeit. Wichtig sei aber, dass die Produkte die geltenden Normen einhalten und bei der Lieferung genau kontrolliert werden. Dies stelle sicher, dass es sich tatsächlich um aufbereitete und nicht um illegal „geklonte“ Ware handelt.

Herausforderungen für junge Einkäufer

Außerhalb der Procurement-Veranstaltung zeigte die Young Professionals-Initiative des BME in einem Vortag, wie junge Einkäufer zukünftige Herausforderungen meistern können. Alexander Sehr von der BME Akademie GmbH sowie Judith Richard, beim BME unter anderem für das Karriereportal verantwortlich, informierten den fachlichen Nachwuchs über aktuelle Trends und Entwicklungen: die Globalisierung, der Einzug von elektronischen Systemen und der Mangel an Fachkräften in hoch entwickelten Ländern. Mit all dem habe sich das Anforderungs- und Qualifikationsprofil deutlich gewandelt: Der Einkäufer sei mittlerweile ein Schnittstellenmanager geworden, der in den Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinne. Für eine erfolgreiche Karriere sehen sie die Stellschrauben in den fachlichen, methodischen sowie persönlichen und sozialen Kompetenzen. Eines jedoch sei besonders unverzichtbar: Networking, also der Austausch mit Gleichgesinnten. Außerdem informierten die beiden Experten über die Karrierewege durch Qualifizierungen der BME Akademie und die aktuelle Gehaltsentwicklung im Einkauf. Spitzengehälter werden demnach branchenmäßig im Bereich der Energie gezahlt.

Mehr Infos

Volkmar Klein: volkmar.klein@bme.de

Alexander Sehr: alexander.sehr@bme.de

Judith Richard: judith.richard@bme.de

 

Autor: Timo Hausdorf, BME

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