13.10.2016 //

Sechs gute Gründe jetzt in eProcurement zu investieren

Überzeugende Argumente für eine Digitalisierungs-Offensive in der Beschaffung.

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Alle Welt spricht und schreibt über digitale Transformation. Wer sich dieser verschließt, ist dem baldigen Untergang geweiht, heißt es landauf, landab. Auch wenn man den Overkill an Dramatik aus derartigen Feststellungen eliminiert, bleibt immer noch: an der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Sie ist in vollem Gange und nimmt weiter an Fahrt zu. Dabei muss es allerdings nicht immer der Big Bang sein, um die Digitalisierungszug auf die Schienen zu setzen. Oftmals sind es gerade die kleineren Schritte, mit denen Unternehmen sich Baustein für Baustein ein solides Fundament für das digitale Zeitalter schaffen.

Einer dieser Bausteine ist der Purchase-to-Pay-Prozess mit der elektronischen Beschaffung als einem Kernelement. Bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten, der Digitalisierung der Lieferkette, der Automatisierung von Bestell- und Beschaffungsvorgängen sowie zeitnaher Transparenz über Ausgaben, den Hebel anzusetzen und eProcurement auf die Prioritätenliste der digitalen Transformation zu setzen, lohnt sich allemal. Lesen Sie hier über sechs gute Argumente, die zu einem überzeugenden Business Case oder Projekt-Vorschlag als Grundlage für eine Digitalisierungs-Offensive in Sachen Beschaffung beitragen können.

Schneller Return on Investment

Laut der aktuellen ProcureCon-Studie Europe sind 36 Prozent der Beschaffungsverantwortlichen der Meinung, dass ein schneller Return on Investment die Entscheidung für elektronisch gesteuerte Beschaffung entscheiden fördert. Gut so. Sie haben damit schon einmal ein wesentliches Argument auf ihrer Seite, denn es ist praxisbewiesen, dass sich der Return of Investment (RoI) bei eProcuerment-Projekten  schneller als bei herkömmlichen Investments in die Modernisierung eines Maschinenparks oder die Erweiterung von Fertigungsequipment einstellt. Im Vergleich dazu führen die operativen und monetären Effekte von Digitalisierung und Automatisierung in der Beschaffung früher und nachvollziehbar zu einer schnellen Amortisierung der Aufwände. 

Spürbare Kostenreduzierungen

Entscheidende Größen in der RoI-Rechnung sind natürlich die Kosten – zum einen auf der Prozessseite, zum anderen bei den Beschaffungsausgaben. Praxiserfahrungen belegen, dass bereits 6-8 Monate nach Implementierung von eProcurement-Lösungen relevante Kostenreduzierungen erreicht werden können. Beispielsweise geht der Business Case eines Unternehmens mit 200.000 Bestellvorgängen pro Jahr davon aus, dass durch Automatisierung und Standardisierung und optimiertes Lieferantenmanagement auf der Basis eines Katalogsystems pro Jahr Einsparungen bei den Einkaufspreisen in Höhe von 5 Prozent erzielt werden. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) geht gar von 6 bis 8 Prozent aus. Legen Sie das auf die Beschaffungsausgaben Ihres Unternehmens um, setzen Sie dabei in realistischer Weise die Abdeckungsquote kataloggeeigneter Produkte und Dienstleistungen an, so erhalten Sie einen ersten greifbaren Anhaltspunkt für das Einsparpotenzial, das Ihrem Business Case bzw. Projekt den Weg auf den Schreibtisch Ihres CEOs erleichtert.

Weniger Maverick-Buying

Geringere Einkaufspreise sind schon einmal eine ganze Menge, aber längst nicht alles, was Ihre Argumentation für eine eProcurement-Offensive erleichtert. Für offene Ohren auf den Führungsebenen sorgt auch ein Wort, das zunächst im Kopf möglicherweise das Bild eines mutterlosen Kalbs in den Weiten der amerikanischen Prärie formt, in der Unternehmensrealität jedoch von erfolgskritischem Belang ist: Maverick. Verbunden mit Buying wird daraus der gängige Begriff für „wildes Einkaufen“ – in vielen Unternehmen durchaus immer noch gängige Praxis, die viel Geld kostet, da außerhalb bestehender Verträge und abgestimmter Preise und Zahlungsziele eingekauft wird. Aus welchen mehr oder minder guten Gründen auch immer eigenmächtig eingekauft wird: Maverick Buying erhöht die Beschaffungskosten in einer Größenordnung von rund 15 Prozent – eine Expertenschätzung, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich zutreffend sein dürfte, aber einen Eindruck vermittelt, dass es nicht um „Peanuts“ geht – von den juristischen Konsequenzen einmal ganz abgesehen.

Werden dem Maverick-Buying nachhaltig wirksame Grenzen gesetzt, winken je nach Beschaffungsvolumen Einsparungen in Millionen-Euro-Größenordnungen. Derartige Rechnungen lassen sich relativ einfach in Form eines Business Cases aufmachen, wobei zu berücksichtigen ist, dass nicht alle Non-PO-basierten Einkaufsrechnungen auch gleich dem Maverick-Buying zuzuordnen sind. Viele Kategorien werden über spezielle Einkaufskanäle beschafft, wobei Experten diesen Anteil mit einer durchschnittlichen Quote von 40 Prozent quantifizieren.

Gelingt es Unternehmen, den Anteil der Beschaffung unter Kontrolle zu erhöhen, werden die Auswirkungen schnell anhand von sinkenden Kosten und erhöhter Wertschöpfung spürbar.

Wie kann aber ermittelt werden, welches Ausmaß Maverick Buying im eigenen Unternehmen hat? Ein Weg ist die Messlatte der Cash-out-Quote. Sie zeigt den Anteil der vom Einkauf gesteuerten Beschaffungsausgaben am gesamten kreditorischen Finanzvolumen auf. Was bleibt, ist die Beschaffung über spezifische Kanäle – und mehr oder minder unkontrollierter Einkauf einschließlich von Freitextbestellungen. Je niedriger Sie diese Quote mit eProcurement drücken können, umso aufgeschlossener wird Ihr CEO Ihrer elektronischen Beschaffungs-Initiative gegenüberstehen.

Straffere Prozesse

Schneller RoI, geringere Einkaufspreise, minimiertes Maverick-Buying – auf Ihrer Argumentationsliste stehen bereits gewichtige Punkte. Ein weiterer fehlt noch: die Auswirkungen von eProcurement auf die Beschaffungsprozesse. Die elektronische Anlage und Validierung von Bestellungen, der automatische Austausch von Einkaufsdokumenten mit Lieferanten, workflowgesteuerte Genehmigungsprozeduren – eProcurement macht aufwändigen manuellen Prozessen ein Ende und setzte mehr Tempo, Transparenz und Prozessstabilität an ihre Stelle. Kürzere Durchlaufzeiten, regelkonforme Abläufe, weniger Fehler und eine bessere Ausschöpfung von Rabatten und Skonti können Sie ebenso auf der Mehrwert-Seite notieren wie mehr Effizienz in der Zusammenarbeit mit Lieferanten: Bedarfe bündeln, Überschneidungen vermeiden, Lieferantenanzahl verringern – alles Pluspunkte, die auf das Konto Prozesskosten-Reduzierung und erhöhte Prozessqualität einzahlen. Die Folge: jeder elektronisch gesteuerte Beschaffungsvorgang zahlt auf die Wertschöpfung ein und damit auf den RoI – Tag für Tag, Bestellung für Bestellung, Cent um Cent… Ein weiterer Effekt: Die Einkaufsabteilung erhält Freiräume, um sich Aufgaben mit höherer Wertschöpfung wie beispielsweise der taktischen Beschaffung zuzuwenden. Das eröffnet zusätzliche Optimierungsoptionen durch die Verhandlung niedrigerer Einkaufspreise und eine höhere Produktivität im Einkauf.

Wie lässt sich das in Zahlen darstellen? Einen Anhaltspunkt liefert auch hier der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME). Er hat in einer Studie ermittelt, dass eine eProcurement Lösung mit Katalogsystem die Prozesskosten im Einkauf um durchschnittlich 30 Prozent senkt. Derartige Potenziale auszuschöpfen, setzt allerdings den Mut und die Bereitschaft voraus, eingefahrene Wege zu verlassen und sich neuen Technologien, Prozessen und Verfahren zu öffnen. Wo das nicht vorhanden ist, droht ein noch so sinnvoller Business Case oder Projektvorschlag schnell zu stranden. Mit anderen Worten:  Wer auf alte Strukturen und Prozesse nur neue Technologie aufsetzt, wird scheitern.  

Verbesserte Kontrolle und Compliance

Ein weiterer Pluspunkt bei der Diskussion über ein Investment in die elektronische Beschaffung ist die verbesserte Kontrolle und die zuverlässigere Einhaltung von Compliance-Regeln. Im Vergleich zu papierbasierten Beschaffungsprozessen gewährleisten Digitalisierung und Automatisierung nicht nur schnellere, sondern insbesondere transparentere Abläufe. Die Folge: Sie haben es buchstäblich in der Hand, nahezu in Echtzeit Beschaffungsprozesse und -kosten zu verfolgen – und das quasi auf Fingerdruck. Zudem sind fortschrittliche eProcurement-Lösungen in der Lage, sich Ihren unternehmensspezifischen Richtlinien und Regeln für den Einkauf anzupassen. Die Compliance dürfte damit weder Ihnen noch Ihrem Controller Kopfschmerzen bereiten.

Einfach wie bei Ebay

Zu guter Letzt – oder auch an vorderer Stelle – sollte weder Business Case noch Projekt-Initiative den Faktor „einfach und komfortabel“ außer Acht lassen. eProcurement eröffnet die Perspektive für die Gestaltung einer Beschaffungswelt, in der jeder, der dazu berechtigt ist, von seinem Arbeitsplatz aus jedes benötigte Produkt von autorisierten Kontraktpartnern ganz einfach einkaufen kann – und zwar so einfach, wie er es im Privatbereich beim digitalen Besuch von Amazon oder Ebay erleben kann. Von einem derartigen Beschaffungsumfeld ist die deutsche Unternehmenswelt noch ein gutes Stück weit entfernt, obwohl es Lösungen gibt, die dem Amazonisierungstrend beim elektronischen Einkaufen auch im B2B-Umfeld widerspiegeln. OpusCapita sei hier als wegweisendes Beispiel genannt. 

Neue Perspektiven auf Purchase-to-Pay-Prozesse – ProcureCon Report „Procurement Challenges“ 2016
In der digitalisierten, vernetzten Geschäftswelt verändert sich für immer mehr Unternehmen die Wettbewerbssituation. Wie reagieren Führungskräfte an der Spitze europäischer Procurement-Abteilungen auf die neuen Herausforderungen? Der ProcureCon Report „Procurement Challenges“ 2016 bietet Einblicke. Im Rahmen der ProcureCon-Studie, die OpusCapita als ein Partner unterstützt hat, wurden 100 hochrangige Procurement-Profis wie CPOs, Heads of Procurement und VPs Global Sourcing der größten europäischen Unternehmen befragt. Mehr...

Weitere Infos/Kontakt:
OpusCapita Software AG
Jarkko Kerkola
Vertriebsleiter D-A-C-H
Lindemannstraße 79
44137 Dortmund
Tel.: 0231 3967-0
E-Mail: info.de(at)opuscapita.com
www.opuscapita.de

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