06.04.2021 //

„Digitalisierung ist bei uns gelebte Realität“

Einkaufschef der Deutschen Bahn Jan Grothe: „Wir setzen auf starke Schiene, starke Beschaffung und zuverlässige Lieferanten.“

Bei der Deutschen Bahn sind die Weichen längst auf digitale Zukunft gestellt. Der Einkauf des Konzerns sieht sich dabei in der Rolle des Schrittmachers. Foto: Volker Emersleben/Deutsche Bahn AG Bei der Deutschen Bahn sind die Weichen längst auf digitale Zukunft gestellt. Der Einkauf des Konzerns sieht sich dabei in der Rolle des Schrittmachers. Foto: Volker Emersleben/Deutsche Bahn AG

Jan Grothe ist seit 1. März 2020 Chief Procurement Officer der Deutschen Bahn. Im Interview mit dem BME spricht er über die Aufgaben der zentralen Beschaffung, die Auswirkungen der Corona-Krise auf den DB-Einkauf und die mit der Digitalisierung verbundenen Herausforderungen.

Fotoquelle: Deutsche Bahn AG

Fotoquelle: Deutsche Bahn AG

BME: Sie waren bisher für die Beschaffung Infrastruktur der Deutschen Bahn (DB) verantwortlich. Was können Sie in Ihren neuen Aufgabenbereich einbringen?
Grothe:
Aus meinen bisherigen Funktionen in der Beschaffung der DB bringe ich viel Erfahrung mit, auf die ich in meiner CPO-Rolle zurückgreifen kann. Auch zuvor habe ich bereits große finanzielle Verantwortung getragen. So verantwortete die Beschaffung Infrastruktur im Jahr 2020 ein Einkaufsvolumen von gut elf Milliarden Euro. Mit Blick auf das DB-Gesamteinkaufsvolumen von rund 37 Milliarden Euro war das der größte Posten innerhalb der zentralen Beschaffung. Unseren bisherigen CPO Uwe Günther habe ich seit 2014 bei der Ausarbeitung und Umsetzung der Beschaffungsstrategie der DB aktiv unterstützt. Ich war dabei für die Grundsätze, Strategie und IT-Systeme der Beschaffung verantwortlich.

Wir haben in den vergangenen Jahren erheblich in die Transformation von einem Bestellcenter hin zu einer World-Class-Beschaffungsorganisation investiert und diesen Status auch in einigen Bereichen bereits erreicht. Neu ist für mich in meiner Tätigkeit als CPO die übergreifende Verantwortung insbesondere für die Beschaffung im Fahrzeugbereich. Hier gibt es auch viel Dynamik, da Rekordinvestitionen in neue Züge geplant sind, um die Bahn für die Mobilität des 21. Jahrhunderts fit zu machen.

Welche Aufgaben hat die zentrale Beschaffung zu erfüllen?
Auf den europäischen Märkten spielt die Deutsche Bahn als Nachfragerin eine herausragende Rolle. Die zentrale Beschaffung ist mit ihren etwa 1.200 Mitarbeitenden eine wichtige Schnittstelle zum externen Markt. Sie verantwortet das konzernweit gültige Beschaffungsregelwerk sowie die Einkaufspolitik im Sinne einer optimalen Versorgung. Dies umfasst auch die Einkaufsaktivitäten der DB-Tochtergesellschaften wie DB Arriva oder DB Schenker.

Unsere rund 20.000 Lieferanten spielen eine wichtige Rolle für uns. Mit der Qualität ihrer Leistung und ihrer Zuverlässigkeit schaffen sie die Basis für eine dauerhaft erfolgreiche Geschäftsbeziehung.

Was zeichnet ein stabiles Einkaufsnetzwerk aus?
Wie bei den Gliedern einer Lieferkette muss auch in einem Beschaffungsnetzwerk jedes Teil für sich gut funktionieren. Es darf keinen Stillstand geben, der Einkauf und seine Partner*innen müssen sich gleichsam weiterentwickeln und auf Augenhöhe zusammenarbeiten. Ein stabiles Einkaufsnetzwerk bei der Bahn zeichnet sich auch durch eine hohe Eigenverantwortung der internen Bereiche aus. Dazu gehört, dass wir im Sinne einer starken Schiene noch häufiger als bisher schon in crossfunktionalen Teams zusammenarbeiten. Es geht darum, gemeinsam Märkte zu bearbeiten, die Qualität weiter zu steigern und noch mehr Innovationen ins System zu holen. Hier haben wir in den vergangenen Jahren bereits enorme Fortschritte erzielt.

DB-Chef Dr. Richard Lutz hat die Corona-Krise als „Zäsur für den Bahnsektor“ bezeichnet. Welche Auswirkungen hat die Pandemie auf den Einkauf?
Unser Unternehmen ist massiv von der Covid-19-Pandemie betroffen. Der Beschaffungsbereich hat von Anfang an sehr erfolgreich auf die Aufrechterhaltung unserer Lieferketten hingewirkt. Ich bin stolz darauf, dass es in den meisten unserer Beschaffungsprojekte kaum zu Verzögerungen kam. Wir konnten in einigen wenigen kritischen Bereichen relativ schnell von Single Sourcing auf Dual Sourcing umstellen. Auch unsere Bautätigkeiten haben wir dank der engen Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten selbst im Lockdown komplett weiterbetrieben. Eine speziell eingerichtete Arbeitsgruppe koordinierte und sicherte das Baupensum.

Den Bedarf unserer Mitarbeitenden an Pandemieschutzartikeln wie Mund-Nase-Schutz und Desinfektionsmittel konnten wir dank unseres International Procurement Office in Shanghai relativ schnell aus China decken. Wir sind stolz darauf, dass sich der deutsche Schienenverkehr auch in Zeiten der pandemiebedingten Einschränkungen als zuverlässiger und leistungsfähiger Partner erwiesen hat. Auf der Schiene nämlich erreichte unsere Belegschaft dringend benötigtes medizinisches Schutzmaterial aus China.

Wie macht sich der Einkauf der Deutschen Bahn fit für die digitale und automatisierte Zukunft?
Für uns ist das kein Zukunftsthema mehr, denn dieser Prozess hat schon vor einigen Jahren begonnen und ist gelebte Realität. Das gilt beispielsweise für den Einsatz elektronischer Lösungen im Einkauf. Ich erhielt bereits kurz nach meinem Wechsel zur DB im Jahr 2001 die Aufgabe, die eBeschaffungssysteme konzernweit aufzubauen. Unser Unternehmen zählte damals zu den ersten, die elektronische Beschaffungslösungen wie beispielsweise die eKatalog-Bestellung im Geschäftsalltag erfolgreich einsetzten. Später kamen dann Online-Vergabe- und Sourcing-Plattformen hinzu. Potenzielle Lieferanten können sich auf unserem Vergabeportal über die Auftragslage bei der DB informieren. Als registrierte Nutzer*innen haben sie die Möglichkeit, Teilnahmeanträge zu stellen, Vergabeunterlagen abzurufen und elektronische Angebote abzugeben.

Wir treiben den automatisierten Datenaustausch zwischen den Lieferanten und der Deutschen Bahn massiv voran. Gleichzeitig bauen wir unseren Online-Marktplatz aus, in dem wir unter anderem die Katalogfunktionen und Lieferantentools erweitern. Mittlerweile sind alle unsere Beschaffungsprozesse komplett digitalisiert. Das hat uns beim Corona-Lockdown sehr geholfen.

Welche Bedeutung hat Global Sourcing für die zentrale Beschaffung?
Wie andere Unternehmen nutzen auch wir zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung Standortvorteile im In- und Ausland. Unser International Procurement Office in Shanghai, das wir 2015 gegründet haben, hilft uns seitdem, potenzielle Lieferanten für Zugprodukte in China zu identifizieren. Das asiatische Büro war gerade auf dem Höhepunkt der Corona-Krise ein enorm hilfreicher Pluspunkt. Die dort ansässigen Mitarbeitenden waren zu jedem Zeitpunkt in der Lage, uns bei der Qualitätssicherung vor Ort und der Abwicklung wichtiger Zollformalitäten zu entlasten. Ihre Unterstützung ist unerlässlich, damit unsere Container sowohl via „Railbridge“ als auch als Seefracht zeitnah nach Deutschland transportiert werden können.

Wir prüfen regelmäßig, ob Büro-Eröffnungen auch in anderen Ländern sinnvoll sind. Im Moment beschaffen wir auch in anderen Teilen Asiens sowie in einzelnen Regionen Nord- und Südamerikas.

Sie wurden kürzlich in den BME-Bundesvorstand gewählt. Was möchten Sie erreichen?
Im Rahmen meiner ehrenamtlichen Tätigkeit werde ich meine bisherigen Berufserfahrungen im Einkauf zur Stärkung des BME-Netzwerks einbringen. Mithilfe eines für die Mitgliedsunternehmen sinnstiftenden Best-Practice-Sharings möchte ich einen Beitrag leisten, die enorm wichtige Rolle der Beschaffung als Möglich- und Schrittmacher im Unternehmen zu stärken.
*Das Interview führte Frank Rösch, BME

 SAVE THE DATE:   

Das ausführliche Interview mit Jan Grothe lesen Sie in der am 28. Mai 2021 erscheinenden Ausgabe des BME-Einkäufer-Fachmagazins „BIP – Best in Procurement“.

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