07.10.2021 //

Ganzheitliche Vergabeentscheidungen erhöhen den Wertbeitrag des Einkaufs

„Wenn das Unternehmen wüsste, was das Unternehmen weiß“. Im Kern beschreibt diese Aussage, dass es irgendwo im Unternehmen relevante Informationen gibt, ohne genau zu wissen wo oder bei wem.

Die systematische Berücksichtigung aller für eine Vergabe verfügbaren und relevanten Faktoren führt zu ganzheitlichen und nachhaltigen Entscheidungen. Foto: Archlet AG Die systematische Berücksichtigung aller für eine Vergabe verfügbaren und relevanten Faktoren führt zu ganzheitlichen und nachhaltigen Entscheidungen. Foto: Archlet AG

Es ist die saloppe Anerkennung, dass Informationen nicht zugänglich, eventuell dupliziert, wahrscheinlich veraltet und definitiv ungenutzt sind. Sie beschreibt Datensilos, die ultimative Verschwendung von Ressourcen.

Die wahren Kosten von Datensilos

Die ist besonders in der Beschaffung eine verpasste Chance, da der Einkauf per Definition komplex ist und eine Vielzahl von Informationen verarbeiten muss. Diese umfassen beispielsweise interne Bedarfsinformation, Lieferantendaten, kommerzielle Informationen und weitere externe Daten.

Viele dieser Daten gleichzeitig und konsistent zu verarbeiten, stellt Einkäufer vor enorme Schwierigkeiten. Dies gilt besonders, da Unternehmen ihre Ausschreibungen noch immer vornehmlich mit Outlook und Excel durchführen, da vorhandene Tools ihre individuelle Komplexität nicht abdecken.

Daneben werden Vergabeentscheidungen häufig durch weitere interne & externe Faktoren wie Präferenzen für Lieferanten, Produktqualität, Kreditfähigkeit, Nachhaltigkeitsindikatoren oder Lieferkettenrisiken beeinflusst. Wo Informationen nicht frei verfügbar sind, wird die Ausbalancierung kommerzieller und nicht kommerzieller Faktoren in Vergabeentscheidungen erschwert.

Dieser Mangel an Konsistenz und Verfügbarkeit reduziert die Möglichkeit des Einkaufs, den Mehrwert vorhandener Informationen abzurufen, von historischen Entscheidungen zu lernen und Bedarfsträgern Alternativen aufzuzeigen. Neben verpassten Einsparungen sind dies die wahren Kosten von Datensilos.

Technologie neu gedacht

Obwohl es für Informationen zur Lieferantenperformance, Risiken oder Nachhaltigkeit bereits häufig dedizierte Systeme im Unternehmen gibt, sind diese bisher selten fest in den Entscheidungsprozess oder in Ausschreibungstools integriert. Dies gilt ebenso für externe Daten und andere vergaberelevante Entscheidungskriterien. Lokale Ordner und MS SharePoint als favorisierter Ablageort sind jedoch nicht dafür ausgelegt, die Vielzahl an Informationen im Einkauf integriert zu verarbeiten und somit Teil des Problems.

Modernen Beschaffungslösungen können viele der Herausforderungen von Excel basierten Analysen und dezentralen Systemen lösen und wichtige Erkenntnisse für den Entscheidungsprozess liefern. Sie erlauben es, vielfältige Informationen im Entscheidungsprozesses nutzbar zu machen und somit die Effizienz und den Mehrwert des Einkaufs beträchtlich zu steigern.

Strategischer Partner dank ganzheitlicher Vergabeentscheidungen

Tools zur Verhandlungsoptimierung nehmen hierbei eine Sonderrolle ein. Durch kombinatorische Mathematik können ganzheitliche Bewertungen in Vergabeszenarien moduliert, analysiert und optimiert werden. Dadurch wird jeder Einkäufer befähigt, optimale Vergabeentscheidungen einfach und wiederholbar zu identifizieren.

Bedarfsträger erwarten vom Einkauf nachhaltige Vergabeentscheidung, die konkurrierende Prioritäten ausbalancieren, statt einfach nur die Kosten zu senken. Durch die Einbeziehung aller relevanten kommerziellen & nicht-kommerziellen Informationen im Entscheidungsprozess, kann der Einkauf vorhandene strategische Optionen und deren kommerzielle Implikationen klar aufzeigen.

Ganzheitlich optimierte Vergabeentscheidungen schaffen somit Transparenz im Entscheidungsprozess und legen Einsparungspotentiale offen. Durch das Aufzeigen von Opportunitätskosten konkurrierender strategischer Optionen kann der Einkauf faktenbasierte Diskussionen mit Lieferanten und Bedarfsträgern führen. Durch diesen Fokus auf einen nachhaltigen Wertbeitrag statt kurzfristiger Einsparungen kann er seiner Rolle als strategischer Partner endlich gerecht werden.

Kontakt
Archlet AG
Hardturmstrasse 132
8005 Zürich, Schweiz
E-Mail: fabian.lampe(at)archlet.ch
www.archlet.io

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