(KI-)Tools im Einkauf: Orientierung schaffen und Nutzen bewerten

Einkauf im Spannungsfeld von Kosten und Komplexität

Steigende Kosten, fragile Lieferketten und der Anspruch, echten Mehrwert zu schaffen: Der Einkauf steht heute unter Druck wie nie zuvor. Digitale Lösungen und insbesondere Künstliche Intelligenz gelten als Schlüssel, um Prozesse effizienter, transparenter und strategisch wirksamer zu gestalten. Doch die Frage lautet: Welches Tool bringt welchen Nutzen – und wie fügt es sich in die bestehende IT-Landschaft ein?

Der wachsende Tool-Dschungel

Die Vielfalt an Lösungen ist enorm: von Automatisierungstools im operativen Einkauf über Spend-Analytics bis hin zu KI-gestützten Risiko- und Resilienzlösungen für die strategische Ebene. Hinzu kommt: Software wird selten auf der grünen Wiese eingeführt. Vielmehr muss sie in bestehende ERP-Systeme und IT-Strukturen integriert werden. Ein klarer Blick auf die Zielarchitektur ist daher unverzichtbar.

KI als Gamechanger

Besonders im Bereich Künstliche Intelligenz entwickelt sich der Markt mit hoher Geschwindigkeit. Während klassische Tools Prozesse beschleunigen, geht Agentic AI einen Schritt weiter: Sie übernimmt eigenständig Aufgaben, priorisiert und steuert Prozesse. Unternehmen, die frühzeitig investieren, können Routinetätigkeiten drastisch reduzieren und sich Wettbewerbsvorteile sichern.

Strategie statt Tool-Sammlung

„Die digitale Zukunft des Einkaufs entscheidet sich nicht allein durch Technologie – sondern durch das strategische Zusammenspiel von Einkauf und IT. Nur wenn beide als eng verzahntes Leadership-Duo agieren, kann eine zukunftsfähige Ziel-IT-Architektur entstehen, die Wert schafft, Innovation ermöglicht und den Einkauf nachhaltig transformiert“, betont Carsten Vollrath, fachlicher Leiter der BME-Masterclass „ToolMap Digital Procurement Excellence“ und Gründer und Managing Partner der IPG PARTNERS GROUP.

Erst wenn Prozesse und Stammdaten sauber aufgestellt sind, entfalten digitale Tools ihren Mehrwert. Klar definierte Use Cases, transparente Kosten-Nutzen-Analysen und belastbare ROI-Bewertungen helfen, Investitionen richtig zu priorisieren und eine tragfähige Digitalisierungs-Roadmap zu entwickeln.

Stakeholder und Mitarbeitende nicht vergessen

Menschen entscheiden über den Erfolg! Damit digitale Tools ihre volle Wirkung entfalten können, müssen Stakeholder und Mitarbeitende überzeugt und aktiv eingebunden werden.

Einkaufsabteilungen, die über umfangreiches Tool-Wissen verfügen, agieren auf Augenhöhe mit der IT-Abteilung und können so auch die digitale Transformation im Unternehmen aktiv mitgestalten.

Genauso wichtig ist es, die Mitarbeitenden mitzunehmen: Nur wenn sie die Vorteile verstehen und neue Arbeitsweisen annehmen, lassen sich Potenziale in Effizienz, Transparenz und strategischem Einfluss wirklich ausschöpfen. Change Management sollte daher stets Bestandteil der eigenen Digitalisierungs-Roadmap sein.

Orientierung durch die ToolMap Digital Procurement Excellence

Um im dichten Tool-Dschungel den Überblick zu behalten, bietet der BME die „ToolMap Digital Procurement Excellence“ an. Sie katalogisiert 22 Lösungsräume mit über 70 priorisierten Use Cases und ordnet digitale Tools entlang der Kernprozesse des Einkaufs ein. Ziel ist es, Fach- und Führungskräften eine neutrale und praxisnahe Bewertungsbasis zu geben – kein Produktwissen, sondern echte Bewertungskompetenz.

Die ToolMap beantwortet zentrale Fragen:

• Welche Lösung ist für mein Unternehmen die richtige?
• Wie lassen sich Tools sinnvoll in bestehende IT-Architekturen integrieren?
• Wo liegt der konkrete Mehrwert für den Einkauf?

Praxisnahe Vermittlung in der Masterclass

All diese Inhalte werden in der BME-Masterclass „ToolMap Digital Procurement Excellence“ online vermittelt. Nächster Termin ist vom 09. bis 10. Oktober 2025. Teilnehmende vorangegangener Veranstaltungen berichten von einer „sehr eindrucksvollen Gesamtübersicht“ und „essenziellen Grundlagen für die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie“. Besonders wertvoll sei die klare Abgrenzung zwischen operativen und strategischen Tools sowie der Fokus auf KI-Anwendungen.

Weitere Informationen zur BME-Masterclass finden Sie unter: www.bme.de/toolmap-digital.