Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung: E-Rechnung im B2B
Mit dem bevorstehenden Einführungsdatum am 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung zur Pflicht für alle Unternehmen in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ausstellen. Was zunächst wie eine Herausforderung klingt, birgt zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die sich auf eine optimierte und digitalisierte Geschäftspraxis vorbereiten möchten. Laut Bitkom Digital Office Index nutzen mittlerweile 45 % der Unternehmen die E-Rechnung.
Das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnungspflicht
Die Verpflichtung zur E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das am 17. November 2023 vom Bundestag verabschiedet wurde. Die Verpflichtung zielt darauf ab, die Steuererklärung und -prüfung zu vereinfachen, den Papierverbrauch zu reduzieren und die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen zu stärken: deutlich verbesserte Verarbeitungsergebnisse, schnellere Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Zahlung, neben vielen anderen Vorteilen. Die E-Rechnungspflicht ist zudem eine bedeutende Änderung im Bereich der Umsatzsteuer und schafft die Grundlage für die Einführung eines elektronischen Meldesystems.
Formate der E-Rechnung
Die Herausforderung der E-Rechnung liegt im Sicherstellen der einheitlichen Interpretation der Rechnungsdaten durch die Sender und Empfänger. Genau dafür haben sich strukturierte Datenformate etabliert – wie zum Beispiel das weit verbreitete XML-Format. Innerhalb der letzten Dekade haben sich zwei Hauptformate herausgebildet: die XRechnung und das ZUGFeRD-Format. Die XRechnung, eine deutsche Anwendungsspezifikation, ist speziell für die Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen konzipiert, kann aber auch im B2B-Bereich genutzt werden. ZUGFeRD findet währenddessen vorwiegend im B2B-, aber auch im Business-to-Government-Bereich Anwendung.
Das Besondere an der XRechnung: Als Transport-Medium setzt die XRechnung auf das vertraute Format der E-Mail. Sie wird als reines XML im Anhang verschickt und dann direkt vom verarbeitenden Rechnungsmanagementsystem verarbeitet und in besser lesbarer Form dargestellt.
ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Datenformat, das als übersichtliches PDF-Dokument mit einem XML-Teil für die strukturierte digitale Verarbeitung verschickt wird. Es vereint somit die Ansprüche von Mensch und Maschine.
Vorteile der E-Rechnung zusammengefasst
Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter eine erhöhte Effizienz, beschleunigte Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Buchung, automatisierte Prozesse sowie eine geringere Fehlerquote. Durch die vollständige Digitalisierung des Rechnungsprozesses werden manuelle Tätigkeiten minimiert und die Compliance gestärkt. Studien belegen signifikante Zeit- und Kostenersparnisse sowie eine beschleunigte Zahlungsabwicklung im Vergleich zu papierbasierten Rechnungen.
Stand der Dinge: easy invoice
Für Unternehmen, die sich bereits auf die E-Rechnung vorbereiten möchten, bieten Lösungen wie easy invoice eine umfassende Unterstützung. Mit der Integration von XRechnung und ZUGFeRD können Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen ab 2025 gerecht werden. Dank der digitalen Archivierung und Visualisierung bleiben die E-Rechnungen leicht zugänglich und nachvollziehbar.
Im Aktuellen Whitepaper „Die E-Rechnung kommt 2025 im B2B” erfahren Sie im Detail, was es ab 2025 zu beachten gilt.
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