Digitale Transformation entscheidet über Resilienz des Einkaufs

Wie zukunftsfit sind die Einkaufsteams der DACH-Region? Setzen sie die neuen digitalen Instrumente schon wirksam ein und nutzen alle verfügbaren Technologiehebel zur Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse? Diesen und weiteren Fragen geht die Studie „Einkaufsbarometer Mittelstand 2023“ nach. Neben dem jährlichen Lagebild zu Beschaffungsprozessen werden die konkreten Handlungsfelder und Maßnahmen zur Umsetzung von Versorgungsicherheit in Zeiten multipler Krisen beleuchtet.  Bereits zum vierten Mal baten Onventis, einer der führenden internationalen Source-to-Pay-Anbieter für den Mittelstand, der BME und die ESB Business School mittelständische Unternehmen um eine Einschätzung zum Status quo ihrer Einkaufsabteilungen. An der Umfrage, die von April bis Mai 2023 durchgeführt wurde, beteiligten sich insgesamt 282 Einkaufsverantwortliche. Die Ergebnisse zeigen, dass Kostensenkungsmaßnahmen, die Sicherstellung von Versorgungssicherheit, und die Verfolgung von Nachhaltigkeitszielen die Top-Themen im Einkauf sind. Der Bedarf an fortschreitender Digitalisierung bleibt weiterhin hoch.

Trotz anhaltender Krisen rücken vermehrt Aspekte der Prozesskostenoptimierung und Kostensenkung in den Fokus der Unternehmen. Hierbei ist jedoch nicht zu übersehen, dass externe Faktoren der Politik und Gesetzgebung nach wie vor von signifikanter Bedeutung sind und den Einkaufsprozess nachhaltig beeinflussen. Insbesondere Initiativen wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und ein verstärktes Augenmerk auf Nachhaltigkeit fordern den Einkauf dazu auf, nicht nur Versorgungssicherheit zu gewährleisten, sondern auch Nachhaltigkeitsziele zu verfolgen. Einkäufer sind dadurch gefordert, Veränderungen in ihren Beschaffungsprozessen und bei den Lieferanten schneller denn je zu erkennen und umzusetzen. In diesem Zusammenhang erkennen mittelständische Unternehmen einen erheblichen Digitalisierungsbedarf im Bereich des Lieferantenmanagements.

Eine zentrale Erkenntnis dieser Studie ist, dass die Digitalisierung als mächtiger Hebel betrachtet werden kann, um nicht nur die Effizienz der Beschaffungsprozesse zu steigern, sondern auch die Resilienz des Einkaufs zu erhöhen. In Zeiten, in denen externe Einflüsse die Wirtschaftslandschaft zunehmend prägen, kann die Digitalisierung dazu beitragen, agiler auf Veränderungen zu reagieren und gleichzeitig Ressourcen effektiver zu nutzen.

Das noch viel zu tun bleibt, zeigt ein anderes Ergebnis der Onventis-Studie. Beim Digitalisierungsgrad der Einkaufsbereiche besteht sowohl bei kleinen als auch mittelständischen Unternehmen immer noch ein erhebliches Defizit. „Die meisten Einkaufsbereiche haben lediglich einen mittleren Digitalisierungsgrad und damit noch Ausbaupotenzial. Hier bieten wir unserer Community maßgeschneiderte Veranstaltungsformate wie die jährlich in Düsseldorf stattfindenden BME-eLÖSUNGSTAGE an. Damit verschaffen wir dem Einkauf ein Podium und Netzwerk, um bei der Optimierung seiner digitalen Geschäftsabläufe von den Besten zu lernen“, betont BME-Vorstandsvorsitzende Gundula Ullah.

„Eine Krise kommt selten allein. Die Versorgungssicherheit wird zum zentralen Erfolgsfaktor in Krisenzeiten und der Einkauf zum Key Player für resiliente und nachhaltige Lieferketten“, erklärt Prof. Dr. Rainer Kämpf, Leiter der Studie und Dozent an der ESB Business School. „Der Einkauf muss die Verantwortung für die eigene Lieferkette übernehmen. Denn Nachhaltigkeit bleibt eine treibende Kraft für Einkaufsentscheidungen und unsere Studie zeigt, dass Unternehmen sich verstärkt für verantwortungsbewusste Beschaffungsprozesse einsetzen. Aber ohne durchgängig digitale Plattformen wird das nicht gelingen“, ergänzt Onventis CEO Frank Schmidt.

Management Summary: 5 grundlegende Tendenzen werden deutlich

Der aktuellen Studie zufolge sind die Sicherstellung von Versorgungssicherheit, Kostensenkungsmaßnahmen und die Verfolgung von Nachhaltigkeitszielen die Top-Themen 2023 im Einkauf. Die digitale Transformation spielt eine entscheidende Rolle dabei, die Resilienz des Einkaufs zu erhöhen. Mittelständische Unternehmen erkennen einen erheblichen Digitalisierungsbedarf im Bereich des Lieferantenmanagements. Deutlich mehr KMU (+19 Prozent) und mittelständische Großunternehmen (+16 Prozent) haben eine durchgängige Source-to-Pay-Lösung im Einsatz. Gleichzeitig wird Excel wieder vermehrt für Beschaffungsprozesse genutzt. Strategische Bereiche sind entscheidend für die Förderung von Einkaufsinnovationen.

Angesichts multipler Krisen und wachsenden Anforderungen steht die Beschaffung vor großen Aufgaben. Es gilt, mehrere Projekte mit Monumentalcharakter gleichzeitig umzusetzen: Nachhaltigkeit und Versorgungssicherheit müssen im Einkauf verankert werden, während Einsparungen realisiert und parallel der Digitalisierungs- und damit der Resilienzgrad erhöht werden müssen. Diese Entwicklung stellt den Einkauf vor vielfältige Herausforderungen, die durch digitale Prozesse gemeistert werden können. Dennoch fehlt es weiterhin oft an definierten Budgets, durchgängigen Digitalisierungsstrategien und der notwendigen Einbindung des Einkaufs in den Innovationsprozess.

Diese Digitalthemen treiben Einkäufer um

Zu den Top-3-Digitalthemen des Einkaufs in den Unternehmen gehören nach Angaben der Umfrageteilnehmer die Prozesskostenoptimierung (21 Prozent der mittelständischen Großunternehmen und 19 Prozent der KMU), die Automatisierung (13 Prozent und 18 Prozent) sowie die Transparenz ihrer Lieferketten (12 Prozent und 13 Prozent).

Diese Maßnahmen plant der Einkauf innerhalb des nächsten Jahres

Kostensenkungsmaßnahmen, Versorgungssicherheit, Nachhaltigkeitsziele, Lieferantenverhandlungen, Risikomanagement, die Optimierung der Lieferketten und der Lagerhaltung sowie Klimaziele sind in Kombination die zentralen Themen im Mittelstand.

Krisenfestigkeit durch Digitalisierung

Die digitale Transformation spielt eine entscheidende Rolle dabei, die Widerstandsfähigkeit des Einkaufs zu erhöhen. Das meinen 85 Prozent der Umfrageteilnehmer (mittelständische Großunternehmen). Nur 15 Prozent antworteten mit Nein. Vertreter der KMU stimmten zu 79 Prozent mit Ja, 21 Prozent von ihnen mit Nein.

Welche Einkaufstrends in Krisenzeiten dominieren

Nach Angaben der befragten mittelständischen Großunternehmen beeinflusst die Versorgungssicherheit die Gestaltung von Beschaffungs- und Lieferkettenprozessen am stärksten (96 Prozent). Es folgen Risikomanagement und Digitalisierung (jeweils 94 Prozent), Nachhaltigkeit (83 Prozent), das LkSG (72 Prozent) sowie technologische Trends (70 Prozent).

Die komplette Studie kann bei Onventis angefordert werden unter:
onventis.de/einkaufsbarometer-2023