Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung mit KI: VEMAG wird mit dem Procurement Excellence Award 2025 ausgezeichnet

Die VEMAG Maschinenbau GmbH hat durch den intelligenten Einsatz einer KI-Lösung im Einkauf die direkten Beschaffungskosten deutlich gesenkt, Einsparpotenziale identifiziert und Prozesskosten optimiert. Für das Projekt „Von Daten zu Einsparungen: VEMAG hebt Einkaufspotenziale mit KI” wurde der Hersteller von Maschinen für die Lebensmittelindustrie heute mit dem Procurement Excellence Award 2025 (KMU) ausgezeichnet.

Digitalisierung im Zentrum der Neuausrichtung

Der VEMAG-Einkauf ist nach Materialgruppen gegliedert und wird von einem 16-köpfigen Team gesteuert, das ein Materialportfolio von mehr als 60.000 aktiven Teilen verwaltet. Vor dem Start der Digitalisierungsstrategie erfolgte die Beschaffung vor allem regional, große Einkaufsvolumina wurden individuell verantwortet und der Fokus lag in erster Linie auf operativen Prozessen.

Unternehmenswachstum, zunehmender internationaler Wettbewerb sowie steigende Anforderungen an Effizienz und Transparenz erforderten 2023 schließlich eine umfassende Neuausrichtung mit dem Ziel, den Einkauf nicht nur digitaler, sondern zugleich strategischer, skalierbarer und resilienter aufzustellen.

Innovationshebel KI

Die zentrale Neuerung besteht darin, dass eine selbstlernende KI das bestehende ERP-System erweitert, indem sie Bestellungen und Rechnungen in Echtzeit analysiert. Sie erkennt Einsparpotenziale automatisch und informiert die zuständigen Einkäufer proaktiv. Ein selbstüberwachendes Modell filtert relevante Abweichungen und verbessert sich kontinuierlich durch Feedback aus dem Einkauf, wodurch Fehlalarme sinken und der ROI steigt. Erkannte Muster und Handlungsempfehlungen betreffen dabei:

• Bündelung: Häufige Einzelbestellungen werden zu größeren Mengen zusammengefasst, um Preisvorteile zu nutzen
• Rabattpotenzial: Wachsende Abnahmemengen ohne Preisreduktion deuten auf Verhandlungsspielraum hin
• Preisprüfung: Unveränderte Preise trotz Marktschwankungen sollen neu verhandelt oder ausgeschrieben werden
• Preissteigerungen: Schleichende Aufschläge werden kumuliert sichtbar gemacht
• Preisunterschiede: Unterschiedliche Preise für identische Artikel werden erkannt und vereinheitlicht
• Prozessoptimierung: Mehrere Bestellungen mit gleicher Lieferfrist werden zur Effizienzsteigerung zusammengeführt
• Fehlererkennung: Unerwartete Preissprünge lösen eine Prüfung aus
• Lieferantenmix: Kostenungünstige Verteilungen zwischen Lieferanten werden identifiziert und können korrigiert werden

Ein zentrales Element des Projektes war die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden, bereits in der Entwicklungs- und Testphase neuer Softwarefeatures. Diese Herangehensweise sorgte – neben der praxisnahen Optimierung – für ein hohes Maß an Identifikation mit den neuen Systemen.

Deutliche Kosteneinsparung und Prozessoptimierung

In den ersten beiden Betriebsjahren wurden bereits direkten Beschaffungskosten im mittleren sechsstelligen Bereich eingespart. Zudem sank der operative Aufwand im Einkauf deutlich, da die manuelle Datensuche entfällt. Auch die Vorbereitung einzelner Verhandlungen gestaltetet sich dank der KI deutlich effizienter – mit einer Zeitersparnis von rund 80%. Außerdem reduziert die KI die Prozesskosten, indem sie Bestellungen bündelt und damit Buchungs-, Prüf- und Logistikvorgänge zusammenfasst. Dadurch werden mit jeder vermiedener Kleinbestellung Prozesskosten eingespart, die sich zu einem fünfstelligen Betrag summieren.

Auch die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens profitieren von der Neuausrichtung: Ökologisch senkt die Bündelung von Kleinbestellungen nicht nur Einkaufspreise, sondern vor allem Transport- und Verpackungsaufwand. Erste Hochrechnungen zeigen, dass allein das Reduzieren redundanter Lieferfahrten in den Normteile- und Einbauteile-Warengruppen jährlich rund 2,0 t CO₂ einspart.

„Mit diesem Teilprojekt haben wir einen entscheidenden Schritt innerhalb unserer Gesamtstrategie ,Einkauf 2027’ gemacht. Unser Ziel ist es, den Einkauf nicht nur digitaler, sondern auch strategischer, skalierbarer und resilienter aufzustellen. Die Auszeichnung bestätigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind – und dass sich Investitionen in moderne Technologien sowie die konsequente Neuausrichtung unseres Einkaufs lohnen“, sagt Florian Greulich, Einkaufsleiter der VEMAG Maschinenbau GmbH.

„Wir sind stolz darauf, mit zukunftsorientierten digitalen Lösungen im Einkauf echten Mehrwert für das gesamte Unternehmen zu schaffen. Der Erfolg dieses Projekts zeigt, wie stark Technologie und Teamarbeit zusammenwirken können – insbesondere im Change-Management. Denn erst durch die aktive Einbindung und das Engagement unseres Einkaufsteams wurde aus einer Idee ein nachhaltiger Fortschritt“, so Steen Bösche, Projektmanager Digitale Transformation, VEMAG Maschinenbau GmbH.

Über den „Procurement Excellence Award“

Seit 2022 zeichnet der BME mit dem „Procurement Excellence Award” die Exzellenz von Unternehmen auf dem Gebiet des Einkaufs, der Logistik und des Supply Chain Managements aus. Dabei werden Großunternehmen und KMU separat betrachtet. Das Sieger-Team ist Procurement-Best-Practice seiner Branche und ein Wegbereiter für zukunftsfähige Lösungen im Einkauf.

Mittels des ausgezeichneten Projekts hat ein Team die Effizienz von Einkauf, Logistik oder Supply Chain dauerhaft gesteigert und das Unternehmensergebnis deutlich verbessert. Außerdem wurden inhaltlich weitreichende Veränderungen zur Umsetzung neuer Strategie, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen angestoßen – idealerweise unter Einbeziehung der Mitarbeitenden.

Über die VEMAG Maschinenbau GmbH

Die VEMAG Maschinenbau GmbH mit Sitz in Verden (Aller) ist nach eigenen Angaben einer der weltweit führenden Maschinenbauer in der Entwicklung, Herstellung und dem Vertrieb von Füll- und Portioniersystemen. Das Spektrum reicht von handwerklichen Lösungen bis zu hochindustrialisierten Anwendungen und modularen Produktionslinien. Maßgeblicher Erfolgsfaktor ist der schonende, wirtschaftliche Umgang mit Rohstoffen und die effiziente Flexibilität für den individuellen Kundenbedarf. Die VEMAG beschäftigt über 950 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ist weltweit aktiv und verzeichnet einen Exportanteil von mehr als 80 Prozent.