IT-Budgets unter Druck: Warum der IT-Einkauf jetzt strategischer denn je gefragt ist

Die Zeiten nahezu unbegrenzter Investitionen in Digitalisierung und Innovation scheinen vorerst vorbei zu sein. Eine aktuelle CIO-Studie von Horváth zeigt: 82 Prozent der Unternehmen haben sich Kostensenkungen auf die Fahnen geschrieben, bei 53 Prozent werden bereits konkrete Sparmaßnahmen im IT-Bereich umgesetzt. Zudem rechnet inzwischen jedes vierte Unternehmen mit rückläufigen IT-Budgets. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die IT weiter. Künstliche Intelligenz, Cloud-Transformation, Cybersecurity und regulatorische Vorgaben verlangen nach kontinuierlichen Investitionen.

Für den IT-Einkauf bedeutet das einen Paradigmenwechsel. Stand in den vergangenen Jahren vor allem die Unterstützung von Innovationen im Vordergrund, rückt nun die Balance zwischen Innovationsfähigkeit, Kostenkontrolle und Resilienz in den Fokus. Der Einkauf wird damit zunehmend zu einem strategischen Sparringspartner für die IT.

Der blinde Fleck: Software- und Cloud-Kosten

Während klassische Beschaffungskategorien häufig transparent gesteuert werden, fehlt vielen Unternehmen noch immer der vollständige Überblick über ihre Software- und Cloud-Ausgaben. Komplexe Lizenzmodelle, automatische Vertragsverlängerungen, nutzungsabhängige Cloud-Tarife und schwer nachvollziehbare Rabattstrukturen erschweren eine effiziente Steuerung.

Hinzu kommen aktuelle Herausforderungen im IT-Sourcing: Die Marktkonsolidierung großer Softwareanbieter erhöht Abhängigkeiten, geopolitische Entwicklungen rücken digitale Souveränität stärker in den Vordergrund und neue regulatorische Anforderungen wie NIS2 oder verschärfte Compliance-Vorgaben verlangen nach einer noch engeren Zusammenarbeit zwischen Einkauf, IT und Risikomanagement. Themen wie Lieferantenresilienz, Cyberrisiken, Vendor-Lock-ins und Datensouveränität gehören heute ebenso auf die Agenda des IT-Einkaufs wie Preisverhandlungen oder Vertragsmanagement.

FinOps: Transparenz schaffen, Kosten steuern

Ein wichtiger Hebel für mehr Kostentransparenz sind FinOps. Der Begriff steht für „Financial Operations“ und beschreibt einen Managementansatz, der IT, Einkauf, Finance und Business zusammenbringt, um Cloud-Ressourcen wirtschaftlich optimal zu steuern.

FinOps schaffen Transparenz über zentrale Fragen: Welche Bereiche verursachen welche Cloud-Kosten? Welche Anwendungen treiben die Ausgaben? Welche Projekte beanspruchen welche Ressourcen? Wo liegen Optimierungspotenziale oder ungenutzte Kapazitäten?

Dadurch lassen sich beispielsweise überdimensionierte Cloud-Umgebungen identifizieren, effizientere Services auswählen oder Verbrauchsmuster analysieren. Für den IT-Einkauf entstehen daraus wertvolle Daten für Preisbenchmarks, Vertragsverhandlungen und strategische Sourcing-Entscheidungen.

IT-Sourcing entwickelt sich zur Managementaufgabe

Doch FinOps sind nur ein Baustein eines erfolgreichen IT-Sourcings. Unternehmen müssen heute Beschaffungsstrategien entwickeln, die Innovation ermöglichen, gleichzeitig Kosten beherrschbar halten und die digitale Widerstandsfähigkeit stärken. Besonders die Themen Cloud-Sourcing, KI-Einsatz, Supplier Management, Cybersecurity sowie digitale Souveränität gewinnen zunehmend an Bedeutung.

Der IT-Einkauf übernimmt damit eine Schlüsselrolle bei der Gestaltung der digitalen Transformation. Gefragt sind nicht nur Verhandlungsgeschick und Kostenbewusstsein, sondern auch ein tiefes Verständnis technologischer Entwicklungen sowie die Fähigkeit, Risiken und Chancen ganzheitlich zu bewerten.

„Die Anforderungen an den IT-Einkauf sind heute vielfältiger denn je. Unternehmen müssen Innovation, Kostenkontrolle und Resilienz gleichzeitig im Blick behalten. Erfolgreiches IT-Sourcing entsteht dort, wo Einkauf und IT als Team agieren, gemeinsam Transparenz schaffen und strategische Entscheidungen auf einer belastbaren Datenbasis treffen“, sagt Daniela Schulz, Projektleiterin IT Sourcing, BME.