Mit AirPlus und Mazepay gelingt der leichte, richtlinienkonforme Einkauf

Eine der Ursachen dafür sind herkömmliche Zahlungsprozesse, die im digitalen Zeitalter nicht mehr greifen. In diesen Prozessen liegt ein enormes Optimierungspotenzial: Wir möchten Ihnen eine Lösung zeigen, die Ihnen bei indirekten Ausgaben Zeit und Verwaltungskosten spart, für mehr Transparenz und Kontrolle sorgt und Genehmigungsabläufe richtlinienkonform automatisieren kann.

Mehr Homeoffice, mehr indirekte Ausgaben und mangelnde Transparenz

Ad-hoc-Käufe im Internet verlangen in der Regel eine Zahlung per Kreditkarte, die auch bei wiederkehrenden Zahlungen zu hinterlegen ist – etwa für Software-Abonnements. Hat der Mitarbeitende keine eigene Firmenkarte, greift er oft auf die private Kreditkarte zurück. Oder nutzt die seines Teamleitenden, dessen Genehmigung er zum Kauf ohnehin benötigt. So oder so wird eine Vorauszahlung getätigt, die später bei der Buchhaltung eingereicht wird.

Doch dieses Vorgehen bringt einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich: Die Masse der einzeln eingereichten Abrechnungen belastet die Buchhaltung, gerade, wenn Käufe nicht verursachergerecht zugeordnet werden können. Fehlende Angaben zur Kostenstelle sowie Datenverluste aufgrund von Systembrüchen sind häufige Ursachen. Die Zahl der indirekten Ausgaben steigt unterdessen und sorgt für Probleme in der Budgetierung: Es entstehen Kosten, die nicht geplant waren, der Cashflow wird belastet und das langfristige Finanzmanagement erschwert.

Je nach Volumen zählen zu diesem Prozess auch langwierige Genehmigungsprozesse samt Einhaltung umfassender Compliance-Vorgaben. Dabei eröffnet die Digitalisierung einen deutlich effizienteren Prozess: Die Zahlung mit virtuellen Kreditkarten in Verbindung mit automatisierten Genehmigungen. So entsteht ein nahtloser Procure-to-Pay-Prozess, der ohne Systembrüche von der ersten Bestellanfrage bis zur Abrechnung rechtskonform, transparent und kontrollierbar bleibt.

Virtuelle Kreditkarten: Budgetierung und leichter Abgleich

Mit virtuellen Kreditkarten wie den AirPlus Virtual Cards können Sie Mitarbeitenden in wenigen Klicks eigene Kreditkarte erstellen, die projektbezogen einsetzbar sind und über individuell limitierte Budgets verfügen: Eine digitale Zahlungslösung, bei der Sie alle Ausgaben im Blick behalten und mehr Flexibilität im Einkauf ermöglichen. Die Buchhaltung erhält dank hinterlegter Zusatzdaten (etwa Abteilung, Projektnummer oder Kostenstelle) alle Informationen für den schnellen Abgleich. AirPlus Virtual Cards sind als besonders sicher eingestuft und von der starken Kundenauthentifizierung (SCA) befreit.

Automatisierte Genehmigungsprozesse mit Mazepay

Die Einbindung von AirPlus Virtual Cards in Mazepay ermöglicht es, Einkäufe besonders leicht zu beantragen und Genehmigungsprozesse zu automatisieren: In Mazepay können Sie Vorabgenehmigungen erstellen, die Anfragen automatisch hinsichtlich Compliance-Vorgaben prüfen und freigeben. Sind mehrere Abteilungen im Genehmigungsprozess involviert, werden sie automatisch benachrichtigt und können die Zustimmung erteilen. Alle für Compliance benötigten Informationen werden automatisch erfasst, ein Transaktionsauditor überwacht den Prozess und meldet im Fall der Fälle kritische Anfragen zur manuellen Überprüfung. Die Implementierung von Mazepay ist für Kunden von AirPlus übrigens kostenfrei.

Erfahren Sie mehr über die Procurement-Lösung von AirPlus und Mazepay in unserem kostenlosen Webinar am 23. Mai ab 10 Uhr. Wir zeigen Ihnen u. a.:

• Wie Sie Einkaufs- und Bezahlungsprozesse mit AirPlus und Mazepay erleichtern und dabei von mehr Kontrolle und Transparenz profitieren
• Wie Sie mit Abonnements und wiederkehrenden Zahlungen verbundene Herausforderungen einfach meistern können
• Wie Sie Zahlungsfreigaben beschleunigen und dabei Compliance-Vorgaben einhalten

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Kontakt:
Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH
Dornhofstraße 10
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