Whitepaper: Sieben Schritte zur erfolgreichen Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

In Zeiten zunehmender Digitalisierung und steigender Compliance-Anforderungen stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Dokumentenprozesse effizient, transparent und rechtssicher zu gestalten. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet hier die Lösung: Es handelt sich um eine datenbankgestützte Plattform zur unternehmensweiten Verwaltung digitaler Dokumente. Ziel ist es, sämtliche Schriftstücke – von Papierbelegen über PDFs bis hin zu Dateien aus ERP-, CRM- oder FiBu-Systemen – zentral, automatisiert und GoBD-konform zu archivieren. Durch intelligente Indexierung entsteht ein strukturiertes digitales Archiv, das berechtigten Nutzern ortsunabhängig Zugriff ermöglicht.

Nun ist die Einführung neuer Software nie ganz ohne – besonders dann, wenn sie tief in bestehende IT-Strukturen eingreift und von vielen Mitarbeitenden genutzt wird. Und genau das ist bei einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Fall.

Die gute Nachricht: Mit dem DMS von PROXESS gelingt der Rollout schnell, strukturiert und effizient. Dank standardisierter Module, nahtloser Integrationen und dem Betrieb als SaaS-Lösung entfallen aufwändige Installationen und individuelle Anpassungen. So ist Ihr Unternehmen in wenigen Tagen startklar!

Schnelle und einfache DMS-Einführung mit PROXESS:

• Die PROXESS-DMS-Software wird als funktionierendes System mit Standardmodulen und -integrationen bereitgestellt. Aufwändige Installationen und individuelle Code-Anpassungen entfallen somit vollständig.
• Die Lösung kann als SaaS (Software as a Service) betrieben werden ohne lokale Serverinfrastruktur. Dies bietet eine schnellere Implementierung, einen einfacheren Betrieb und geringere Kosten.
• Vom Projektstart bis zur Inbetriebnahme vergehen im Schnitt nur wenige Tage.

So gelingt der Einstieg

Am besten meistern Sie die Herausforderung, wenn Sie bei der Einführung des neuen Systems sehr strukturiert vorgehen und sich die notwendige Ruhe nehmen, um alles gut durchzuplanen. Neugierig geworden? Im PROXESS-Whitepaper wird all das für Sie auf den Punkt gebracht – kompakt, praxisnah und mit echtem Mehrwert für Ihre DMS-Einführung.

Im Whitepaper „Erfolgreiche DMS-Einführung in 7 Schritten“ erfahren Sie…

• Wie der Einführungsprozess eines DMS abläuft
• Welche Schritte Sie bei der Planung beachten sollten
• Wie nachfolgende Checkliste Sie sicher durch das Projekt führt

Was Sie im Whitepaper erwartet:

Schritt 1: Projektplanung

Zu Beginn des Projektes müssen die notwendigen Strukturen geschaffen werden und darauf aufbauend ein Projektfahrplan erstellt werden. Doch welche speziellen Aspekte müssen dabei in Bezug auf ein DMS definiert werden?

Schritt 2: Change-Management

Wie nimmt man alle Beteiligten mit auf die Reise und was gilt es hierbei zu beachten?

Schritt 3: Bestandsaufnahme

Dokumente, Unterlagen, Belege und Datensätze, alles muss archiviert werden? Welche Arbeitsprozesse sind betroffen und welche Schnittstellen müssen berücksichtigt werden? Erfahren Sie die wichtigsten DMS-Fragen, die Sie stellen sollten.

Schritt 4: Anforderungen definieren

Welche Anforderungen müssen bei einer DMS-Einführung überhaupt definiert werden? Welche Fragen stellen sich im Zusammenhang mit der Archivierung von Dokumenten, Dateien und Informationen?

Schritt 5: Evaluation

Mit einem Ist-Soll-Abgleich können Sie die wesentlichen Anforderungen an Ihr persönliches DMS ableiten. Welche spezifischen Aspekte sollten Sie bei einem Dokumentenmanagementsystem beachten? Welche Fragen stellen Sie potenziellen DMS-Lösungsanbietern?

Schritt 6: Lösungsworkshop

Was sind die grundsätzlichen Inhalte des DMS-Workshops?

Schritt 7: Implementierung

Bei guter Vorarbeit geht die Implementierung eines DMS-Systems in der Regel sehr schnell und problemlos über die Bühne. Doch auch hier gibt es Fallstricke, die es zu vermeiden gilt.

Jetzt informieren und den Grundstein für ein erfolgreiches DMS-Projekt legen!

Kontakt:
PROXESS GmbH
Untere Hauptstraße 1-5
78604 Rietheim-Weilheim
Telefon: +49 (0)7461 9353-0
E-Mail: info.proxess@easy.de
Web: www.proxess.de