Unverzichtbar im Jahr 2023: der standardisierte Rechnungsprozess aus der Cloud mit easy invoice smart
So zeigt eine kürzlich durchgeführte Studie des Bitkom: 2022 nutzten bereits 40 Prozent der befragten deutschen Unternehmen eine digitale Eingangsrechnungslösung.
Das Ziel des papierlosen Büros ist greifbarer denn je – mit intelligenten Lösungen wie easy invoice smart sind Unternehmen sogar nur noch 24 Stunden bis zur effizienten Verarbeitung digitaler Rechnungen entfernt.
In easy invoice smart sammeln sich 30 Jahre Erfahrung aus Invoice-Projekten für KMU und Konzerne. So macht easy invoice smart den Eingangsrechnungprozess für Interessierte schnell startklar mit einem Standard-Rechnungsprozess: von der UStG-§14-Prüfung eintreffender Rechnungen über Freigabe-Workflows bis hin zur optionalen, revisionssicheren Archivierung in easy archive.
Der Eingangsrechnungsprozess aus der Cloud
Vorbei sind die Zeiten zeitintensiver Suchen nach Rechnungen und Belegen mit easy invoice smart allemal. Nur ein Blick auf den Eingangsrechnungskorb reicht, um alles Wesentliche zum Status eingegangener Rechnungen zu erfahren. Als typisches Cloud-Produkt unterstützt easy invoice smart dezentral aufgestellte Rechnungsteams. Gleich wo und wann, alle berechtigten Mitarbeiter verfügen stets über den identischen Informationsstand in Sachen Eingangsrechnungen, so als säßen sie zusammen im Büro.
Damit sind die Zeiten endlos gelaufener Turnschuh-Meter über Büroetagen hinweg ebenso vorüber wie das lästige E-Mail-Pingpong zur Klärung von Rechnungsangelegenheiten. Natürlich funktioniert der digitale Rechnungsprozess deutlich schneller: von durchschnittlich 26,84 Minuten vom Rechnungseingang auf Papier bis zur Buchung hin zu 10,09 Minuten für dieselbe Strecke während der digitalen Rechnungsverarbeitung. * Das lohnt sich.
Der Rechnungsprozess mit easy invoice smart
Als Eingangsrechnungsmedien beherrscht invoice smart die drei verbreiteten Rechnungsformate: E-Mails mit PDF-Anhang als Rechnung, JPGs oder Papierrechnungen. Letztere, da einige Rechnungssteller noch immer Papierrechnungen versenden. Als weitere Medien sind für die nächste Version von easy invoice smart auch E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD geplant.
Verifikation von Eingangsrechnungen & UStG-§14-Prüfung
Nach Rechnungseingang folgt die Verifikation. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit easy invoice smart überprüft zunächst, ob es sich um eine ordentliche Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetz handelt. easy invoice smart überprüft dies automatisch in einer UStG-§14-Prüfung. Das spart Zeit, bedeutet ein Raus-aus-der-Routine für Ihre Mitarbeiter und senkt die Fehlerquote bereits an dieser Stelle – und hilft zudem beim regelgemäßen Vorsteuerabzug.
Optimierte Rechnungsverarbeitung durch Freigabe-Workflows
Workflows sind der Schlüssel zur Vereinfachung der Arbeitsabläufe während der Rechnungsfreigabe. Diese steuern Prozesse, regeln Eskalationen und setzen Vertretungsregeln um, wenn nötig. So wird sichergestellt, dass alle To-dos erledigt werden und die Rechnungen schnell und effizient freigegeben werden können. Eine wichtige Funktion workflow-gesteuerter Rechnungsfreigaben: Hier wird nur der Link auf das betreffende Rechnungsdokument versendet. Das hat den Vorteil, dass das Dokument während des Workflows für alle autorisierten Mitarbeiter zugänglich bleibt – und vermeidet Dokumentenkopien ebenso wie es die Übersichtlichkeit des Prozesses erhöht.
Ergänzt die automatisierte Rechnungsverarbeitung: das digitale Archiv
Nach erfolgreicher Buchung und Zahlung ist es Zeit, die Eingangsrechnungen zu archivieren – und zwar revisionssicher und GoBD-konform. Falls Sie Ihre Eingangsrechnung demnächst schon digital erhalten, dann archivieren Sie diese der Einfachheit halber auch digital. So will es die GoBD. Eine gute Rechnungssoftware sollte hierbei die Möglichkeit bieten, sich nahtlos an ein digitales Archivsystem anzubinden. Optional lässt sich easy invoice smart nahtlos an das GoBD-konforme easy archive anbinden.
Standortunabhängige Zusammenarbeit und dennoch klar kalkulierbar
Es liegt auf der Hand, dass die automatisierte Rechnungsbearbeitung in der Cloud eine unkomplizierte Lösung darstellt. Dies bringt für alle Beteiligten zahlreiche Vorteile: Eine Rechnungsverarbeitung aus der Cloud ist schnell und einfach bereitgestellt. Meist sind keine Consultants mehr erforderlich und zumeist reicht ein einfaches „Click-and-buy“. Zusätzlich etablieren Angebote wie easy invoice smart einen Standard-Rechnungsprozess, der in vielen Unternehmen Anwendung findet. So schont easy invoice smart interne IT-Ressourcen, denn easy übernimmt die Wartung und stellt einen 24/7-Betrieb mit 99,999 Prozent Datenverfügbarkeit sicher, als Managed Service, dargeboten aus der easy cloud in deutschen Rechenzentren. Ein weiterer Pluspunkt: Spezielles Fachwissen bezüglich der Rechnungsbearbeitung ist nicht notwendig. Die Bedienung von easy invoice smart benötigt kaum Schulungsaufwand.
Erfahren Sie im Whitepaper:
- Wie eine digitale Rechnungsverarbeitung die standortunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht und vereinfacht
- Wie Rechnungsworkflows funktionieren und welche Abteilungen profitieren
- Welche Vorteile easy invoice smart für das moderne Rechnungsmanagement bietet
- Antworten zu anderen verbreiteten Fragen zum digitalen Eingangsrechnungsprozess
Weiterführende Informationen/Kontakt:
EASY SOFTWARE AG
Jakob-Funke-Platz 1
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E-Mail: info@easy-software.com
Web: https://easy-software.com