Wie zukunftsfähig ist Ihre Büroeinrichtung?
Wie zukunftsfähig ist Ihre Büroeinrichtung?
Büroeinrichtung wird beschafft wie ein Verbrauchsgut und genutzt wie ein Anlagegut. Zwischen Vergabe und Ersatz liegen zehn bis fünfzehn Jahre. In dieser Zeit ändern sich Belegschaft, Arbeitsweisen und Flächenbedarf mehrfach. Die Warengruppe liegt dabei zwischen den Zuständigkeiten: Der Bedarf wird anderswo definiert, verantwortet wird die Vergabe im Einkauf. Der schwedische Hersteller Kinnarps analysiert seit über zehn Jahren, wie Unternehmen ihre Büroflächen tatsächlich nutzen. Vier Beobachtungen daraus betreffen die Beschaffung unmittelbar.
Der Bedarf ist die unbekannte Größe
Die Spezifikation für eine Einrichtungsbeschaffung entsteht selten im Einkauf. Sie kommt aus dem Facility Management, aus dem Personalbereich, aus der Bauabteilung oder aus einem Projekt. Beschafft wird dann gegen eine Mengenangabe, die auf einer Fortschreibung beruht: so viele Arbeitsplätze wie bisher, plus Reserve.
Diese Fortschreibung altert schnell. Die Anwesenheit verteilt sich heute ungleich über die Woche, an manchen Tagen ist das Büro voll und an anderen halb leer. Wer da ist, kommt für Zusammenarbeit und braucht danach eine Umgebung zum konzentrierten Arbeiten. Videokonferenzen mit Teilnehmenden im Haus und außerhalb sind zum Regelfall geworden und stellen andere Anforderungen an Raum und Akustik als eine Besprechung im geschlossenen Kreis. Kinnarps hat in mehr als 500 abgeschlossenen Arbeitsplatzanalysen über 50.000 Beschäftigte befragt und beobachtet, dass sich konzentrierte Einzelarbeit und Zusammenarbeit inzwischen etwa die Waage halten. Eine Fläche, die überwiegend für den festen Einzelarbeitsplatz ausgelegt ist, deckt damit die Hälfte des Bedarfs ab.
Diese Verschiebung ist nicht abgeschlossen. Eine Einrichtung mit zehn Jahren Nutzungsdauer muss deshalb auch die nächste Veränderung mittragen.
Der Einkauf hat diese Lücke nicht verursacht. Sie entsteht vor der Ausschreibung und lässt sich nur dort schließen.
Umbaubar statt ersetzbar
Ändert sich die Anforderung, entscheidet die Anpassbarkeit über die Folgekosten. Lässt sich ein Arbeitsplatz umrüsten, ein Element in einer anderen Zone weiterverwenden? Sind Ersatzteile in fünf Jahren noch lieferbar? Nimmt der Anbieter Bestand zurück und arbeitet ihn auf?
Diese Fragen gehören in die Leistungsbeschreibung, weil sie darüber entscheiden, ob bei der nächsten Veränderung eine Anpassung ansteht oder eine Wiederbeschaffung. Sie sind prüfbar und damit ein belastbares Vergabekriterium, umso mehr, wenn man selbst fertigt. Kinnarps produziert in eigenen Werken in Schweden und liefert mit eigener Logistik.
Lebenszykluskosten als Bewertungsmaßstab
Der Angebotspreis beschreibt einen Teil der Kosten, die eben genannten Anpassungen einen weiteren. Hinzu kommen Instandsetzung, Umzüge, Ausfallzeiten und die Entsorgung am Ende. Total Cost of Ownership und Lebenszykluskostenrechnung machen diese Posten vergleichbar und verschieben die Bewertung auf die gesamte Nutzungsdauer.
Johanna Ljunggren, Nachhaltigkeitschefin bei Kinnarps: „Nachhaltigkeit ist für viele Organisationen ein erklärtes Ziel. Bei Arbeitsumgebungen bleibt der Blick trotzdem oft am Anschaffungspreis hängen. Das ist eine kurzfristige Perspektive, die auf lange Sicht teuer wird."
Was die Berichtspflicht abfragt
Materialherkunft, Lebensdauer, Reparierbarkeit und Rücknahme werden inzwischen über die Beschaffung hinaus gebraucht. Sie gehen in die Nachhaltigkeitsberichterstattung ein und tauchen in Ausschreibungskriterien auf. Kinnarps dokumentiert diese Angaben im Sustainability Report.
Bei Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern kommt hinzu, dass die Angaben über alle Standorte hinweg vergleichbar sein müssen. Ein Anbieter, der in jedem Markt anders dokumentiert, verlagert den Aufwand in die Konsolidierung. Kinnarps liefert europaweit aus eigener Fertigung und mit eigener Logistik, die Angaben sind damit über alle Standorte hinweg dieselben.
Erst der Bedarf, dann die Rechnung
Da eine Lebenszyklusrechnung sich stets auf eine definierte Menge bezieht, steht die Bedarfserhebung vor der Ausschreibung. Mit der Next Office®-Arbeitsplatzanalyse ermittelt Kinnarps, wie eine Fläche tatsächlich genutzt wird und welche Anforderungen sich daraus ergeben. Das Ergebnis liefert dem Einkauf eine Spezifikation, die auf Daten beruht statt auf einer Fortschreibung.
Den möglichen Ablauf einer solchen Analyse erfahren Sie vom 27. bis 30. Oktober auf der ORGATEC in Köln, Halle 06.1, Stand C040. Am Stand erklären Ihnen die Kinnarps-Experten, wie eine fundierte Lebenszyklusberechnung im Bedarfsfall ablaufen würde, einschließlich der wichtigsten Faktoren, die Sie dabei berücksichtigen sollten. Die Zahl der Gespräche an den vier Messetagen ist begrenzt.